В казну.ру Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

Учет основных средств и автоматизация учета с помощью программы “1С: Бухгалтерия 7.7“

Учет основных средств и автоматизация учета
с помощью программы “1С: Бухгалтерия 7.7“

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета “1С“

Бухгалтерский и налоговый учет хозяйственных операций по формированию и изменению первоначальной стоимости основных средств (ОС) в программе “1С: Бухгалтерия 7.7“ нередко вызывают у бухгалтеров определенные затруднения, поэтому данную проблему рассмотрим с приведением конкретных примеров.

1. Формирование первоначальной стоимости и ввод в эксплуатацию основных средств, требующих комплектации. Первоначальная стоимость купленного за плату ОС определяется как сумма расходов на его приобретение, сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, в котором оно пригодно для использования, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных
законодательством РФ).

В процессе хозяйственной деятельности стоимость объектов ОС погашается посредством начисления амортизации*(1), если иное не установлено ПБУ 6/01 “Учет основных средств“, утвержденное приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н. Амортизационные отчисления рассчитываются исходя из первоначальной стоимости и срока полезного использования. В целях налогообложения прибыли срок полезного использования амортизируемого ОС устанавливается только в соответствии с классификацией ОС, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1, а в целях бухгалтерского учета срок полезного использования объектов ОС, приобретенных после 01.01.2002, определяется организацией самостоятельно исходя из ожидаемого срока использования этих объектов, в соответствии с производительностью или мощностью, ожидаемого физического износа и др. условий.

Согласно п. 6 ПБУ N 6/01 единицей бухгалтерского учета ОС является инвентарный объект. При этом инвентарным объектом ОС признается объект со всеми приспособлениями и принадлежностями; отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций; обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы.

Комплекс конструктивно сочлененных предметов - это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно (п. 6 ПБУ 6/01). Однако в этом же пункте сказано, что в случае наличия у одного объекта нескольких частей, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

Например, организация приобрела компьютер, комплектующие которого в товарно-сопроводительных документах указаны раздельно, и сроки полезного использования этих комплектующих разные, тогда, руководствуясь п. 6 ПБУ 6/01
можно принять к учету компьютер в качестве ОС одним или несколькими инвентарными объектами.

Если рассматривать компьютер как комплекс конструктивно сочлененных предметов, в котором комплектующие не могут функционировать раздельно (например, без клавиатуры или мышки работа на компьютере невозможна), то нужно принять его к учету как один инвентарный объект. Первоначальная стоимость компьютера будет включать стоимость всех комплектующих с учетом дополнительных расходов. Часто в состав приобретаемого компьютера включается и программное обеспечение, которое также относится на увеличение первоначальной стоимости ОС (п. 8 ПБУ 6/01).

А если учесть разный срок полезного использования комплектующих, то в эксплуатацию вводятся несколько инвентарных объектов. Для целей налогового учета компьютер относится к III амортизационной группе - имущество со сроком полезного использования свыше 3 лет, до 5 лет включительно (электронно-вычислительная техника, код ОКОФ 14 3020000). Срок службы компьютерной мыши и клавиатуры для целей бухгалтерского учета организацией установлен в полтора года (п. 20 ПБУ 6/01). При этом в зависимости от стоимости одни комплектующие будут подлежать амортизации, а другие единовременно списаны в расходы текущего периода.

При выборе метода можно руководствоваться письмами Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России: от 22.06.2004 N 03-02-04/5; от 30.03.2005 N 03-03-01-04/1/140; от 01.12.2004 N 03-03-01-04/1/166, в которых говорится, что компьютер принимается к учету как один инвентарный объект.

В приказе Минфина России от 13.10.2003 N 91н “Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств“ приводится пример принятия к учету ОС, состоящего из комплектующих с разными сроками полезного использования. В данном приказе говорится (в качестве примера использован автомобиль), что в инвентарный объект ОС автомобильного транспорта включаются все относящиеся к нему приспособления и принадлежности,
в стоимость автомобиля включается стоимость запасного колеса с покрышкой, камерой и ободной лентой, а также комплект инструментов.

Организация вправе выбирать любой (наиболее выгодный для нее) метод принятия к учету ОС, требующего комплектации.

Рассмотрим пример отражения операции ввода в эксплуатацию компьютера в программе “1С: Бухгалтерия 7.7“.


Пример 1.
В июне 2005 г. фирма ООО “Крис“ приобрела компьютер. В товарно-сопроводительных документах были указаны следующие комплектующие компьютера: монитор - 15 000 руб., системный блок - 20 000 руб., клавиатура - 1 000 руб., мышь - 300 руб. Кроме этого, фирмой-поставщиком были оказаны услуги по доставке и установке компьютера на сумму 1 000 руб. Цены указаны без НДС.

В конфигурации принятие к учету данного ОС отражается приведенной далее последовательностью документов.

1. Поступление оборудования (меню “Документы“, “Учет ОС“). В табличной части документа перечисляются все комплектующие в соответствии с товарно-сопроводительными документами (рис. 1). После проведения документа формируются проводки по каждой единице оборудования:

- для целей бухгалтерского учета:

Д-т сч. 07 (оборудование к установке) К-т сч. 60.1 (расчеты с поставщиками);

Д-т сч. 19.1 (НДС по приобретенным ОС) К-т сч. 60.1 (расчеты с поставщиками);

- для целей налогового учета:

Д-т сч. Н 01.02 (учет стоимости оборудования).

При принятии компьютера к учету также следует руководствоваться п. 12 ПБУ N 6/01 “Учет основных средств“, согласно которому в первоначальную стоимость объектов ОС, помимо прочих затрат, включаются также фактические затраты организации на доставку объектов и приведение их в состояние, пригодное для использования.

2. Услуги сторонних организаций (меню “Документы“, “Общего назначения“). В поле “Документ поступления“ выбирается из списка введенный ранее документ “Поступление оборудования“, далее заполняются реквизиты согласно документам, полученным от поставщика (рис. 2). Общая сумма
дополнительных расходов на приобретение оборудования распределяется пропорционально на стоимость комплектующих из выбранного документа “Поступления оборудования“. После проведения документа формируются проводки по каждой единице оборудования:

- по бухгалтерскому учету:

Д-т сч. 07 (оборудование к установке) К-т сч. 60.1 (расчеты с поставщиками);

Д-т сч. 19.1 (НДС по приобретенным ОС) К-т сч. 60.1 (расчеты с поставщиками);

- по налоговому учету:

Д-т сч. Н 01.02 (учет стоимости оборудования).

“Рис. 1. Заполнение документа “Поступление оборудования“

3. Передача оборудования в монтаж (меню “Документы“, “Учет ОС“). В табличную часть подбираются комплектующие из справочника “Оборудование“ в нужном количестве и заводится новый объект внеоборотных активов - ПК (персональный компьютер). После проведения документа формируются проводки:

по бухгалтерскому учету:

Д-т сч. 08.3 (строительство объектов ОС) К-т сч. 07 (оборудование к установке);

по налоговому учету:

Д-т сч. Н 01.09 (строительство объектов ОС) К-т сч. Н 01.02 (учет стоимости оборудования).

4. Ввод в эксплуатацию ОС (меню “Документы“, “Учет ОС“).

Следует обратить внимание на то, что для данного примера в реквизите “Вид вложения во внеоборотные активы“ указывается не счет 08.4, а 08.3 (рис. 3).

Выбирается “Объект внеоборотных активов“ - ПК. В справочнике “Основные средства“ заводится новое ОС (назовем его также - ПК), которое вносится в его табличную часть. Затем записывается документ, и по кнопке “Объем влож. во внеоборотн. активы“ заполняется первоначальная стоимость ОС с учетом всех расходов. Если предыдущие действия были правильными, то сумма 37 300 (15 000 + 20 000 + 1 000 + 300 + 1 000) руб. сформируется автоматически.

Далее заполняются реквизиты на закладке “Общие сведения“ (рис. 4.).

При заполнении реквизитов на этой закладке следует обратить внимание, что поле “Начисление амортизации (износа)“ и “Списать на затраты
на производство (расходы на продажу)“ заполняется для бухгалтерского учета, а поле “Для целей налогового учета“ - для налогового учета. Если первоначальная стоимость ОС списывается сразу в расходы текущего периода, то в бухгалтерском учете ставится галочка в поле “Списать на затраты на производство (расходы на продажу)“, а галочки в поле “Начисление амортизации (износа)“ снимаются, в налоговом учете ставится галочка “Включать в состав расходов“. Пример заполнения реквизитов для амортизируемого ОС показан на рис. 4.

На закладках “Бухгалтерский учет“ и “Налоговый учет“ заполняются срок полезного использования и способ начисления амортизации для целей бухгалтерского и налогового учета, статьи затрат для отнесения расходов по амортизации и др. (рис. 5.)
После заполнения всех реквизитов документа можно распечатать акт о приеме-передаче объекта основных средств (форма ОС-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7). Документ “Ввод в эксплуатацию ОС“ формирует проводки:

по бухгалтерскому учету:

Д-т сч. 01.1 (ОС в организации) К-т сч. 08.3 (строительство объектов ОС),

по налоговому учету:

Д-т сч. Н 05.01 (первоначальная стоимость ОС) К-т сч. Н 01.09 (строительство объектов ОС).

“Рис. 2. Заполнение документа “Услуги сторонних организаций“

“Рис. 3. Заполнение документа “Ввод в эксплуатацию ОС“, закладка “основные средства“

2. Модернизация основных средств. Первоначальная стоимость ОС изменяется в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, технического перевооружения, частичной ликвидации соответствующих объектов и по иным аналогичным основаниям (п. 14 ПБУ 6/01, п. 2 ст. 257 НК РФ).

К работам по достройке, дооборудованию, модернизации относятся работы, вызванные изменением технологического или служебного назначения оборудования, здания, сооружения или иного объекта амортизируемых ОС, повышенными нагрузками и (или) другими новыми качествами (п. 2 ст. 257 НК РФ).

Если в результате замены отдельных
деталей ОС начинает выполнять более сложные функции (повышенные нагрузки и (или) другие новые качества), то это считается модернизацией. Соответственно, средства, затраченные на него, увеличивают первоначальную стоимость. Если же в результате замены деталей улучшились характеристики основного средства, но оно используется для тех же функций, то замена комплектующих - это ремонт. Тогда истраченные суммы списываются на расходы отчетного периода.

Различие понятий “модернизация ОС“ и “ремонт ОС“ на примере компьютера разъясняется в письме Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 30.03.2005 N 03-03-01-04/1/140).

К расходам на ремонт ОС, учитываемым в порядке, установленном ст. 260 НК РФ, относятся расходы, осуществляемые при замене вышедших из строя элементов компьютерной техники и вызванные необходимостью поддержания компьютера в работоспособном состоянии.

Замена отдельных комплектующих компьютера на новые по причине морального износа не может рассматриваться как ремонт компьютера и является его модернизаций.

В соответствии с ПБУ 6/01 восстановление объекта ОС осуществляется посредством ремонта, модернизации и реконструкции. При этом затраты на модернизацию и реконструкцию объекта ОС после их окончания могут увеличивать первоначальную стоимость такого объекта, если в результате модернизации и реконструкции улучшаются (повышаются) первоначально принятые нормативные показатели функционирования (срок полезного использования, мощность, качество применения и т.п.) объекта ОС.

При увеличении первоначальной стоимости объекта ОС в результате модернизации годовая сумма амортизационных отчислений пересчитывается исходя из остаточной стоимости объекта, увеличенной на затраты на модернизацию, и оставшегося срока полезного использования.

“Рис. 4. Заполнение документа “Ввод в эксплуатацию ОС“, закладка “общие сведения“

“Рис. 5. Заполнение документа “Ввод в эксплуатацию ОС“, закладки “бухгалтерский учет“ и “налоговый учет“

Модернизации подлежат ОС как с истекшим сроком полезного использования, так и с действующим.

В письме
Минфина России от 04.08.2003 N 04-02-05/3/65 “Об учете реконструкции основных средств, остаточная стоимость которых равна нулю“ предлагается два варианта исчисления амортизации ОС после проведения реконструкции (отражение расходов по реконструкции и модернизации идентичны - письмо Минфина России от 23.06.2004 N 07-02-14/144).

1. Первый вариант рассматривает ситуацию, когда максимальный срок полезного использования, установленный ранее, не закончился.

Согласно п. 2 ст. 257 НК РФ первоначальная стоимость увеличивается на сумму расходов на модернизацию. Соответственно налогоплательщик учитывает ОС по измененной стоимости, используя оставшийся срок полезного использования.

2. Во втором случае максимальный срок полезного использования, установленный ранее, закончился и остаточная стоимость также равна нулю.

В данном случае фактически создается новое ОС с измененными характеристиками, которые предусматривают установление нового срока полезного использования исходя из положений постановления Правительства РФ от 01.01.2002 N 1. Причем первоначальная стоимость в данном случае формируется из сумм, затраченных на модернизацию ОС.


Пример 2.
В октябре 2005 г. фирма ООО “Крис“ приобрела для компьютера дисковод CD-RW стоимостью 1 500 руб. без НДС.

В результате установки дисковода CD-RW компьютер начал выполнять - более сложные функции, поэтому данные изменения характеристик считаются модернизацией. Соответственно средства, затраченные на него, увеличивают первоначальную стоимость ОС.

Модернизация ОС в конфигурации отражается следующей последовательностью документов.

1. Поступление оборудования (пример заполнения документа рассмотрен ранее, рис. 1).

2. Передача оборудования в монтаж. В поле Объект внеоборотных активов подбирается наименование объекта, по которому собираются затраты на счете 08.3, т.е. ПК. В табличной части указывается оборудование, с помощью которого производится модернизация. После проведения документа формируются проводки:

- по бухгалтерскому учету:

Д-т сч. 08.3 (строительство объектов ОС) К-т сч. 07 (оборудование к установке);

- по налоговому учету:

Д-т сч. Н
01.09 (строительство объектов ОС) К-т сч. Н 01.02 (учет стоимости оборудования).

3. Модернизация ОС. На закладке “Основные средства“ выбирается модернизируемое ОС - ПК. На закладке “Модернизация“ заполняется общая сумма расходов по модернизации, которую можно рассчитать автоматически по кнопке “Расходы по счету 08.3“, и срок полезного использования - новый срок полезного использования объекта ОС с начала его эксплуатации (рис. 6).

После проведения документа “Модернизация
ОС“ формируется проводка на сумму затрат по модернизации:

- по бухгалтерскому учету
Д-т сч. 01.1 (ОС в организации) К-т сч. 08.3 (строительство объектов ОС);

“Рис. 6. Заполнение документа “Модернизация ОС“

“Рис. 7. Изменение реквизитов в справочнике основного средства после его модернизации“

- по налоговому учету:

Д-т сч. Н 05.01 (первоначальная стоимость ОС) К-т сч. Н 01.09 (строительство объектов ОС).

Одновременно в справочнике ОС на закладке “Модернизация“ на дату модернизации появится флаг в поле “Объект модернизирован“, а поле “Остаточная стоимость после модернизации по данным бухгалтерского учета“ будет не заполнено. В это поле заносим сумму стоимости ОС после модернизации (рис. 7).

3. Разница в сумме амортизационных отчислений между бухгалтерским и налоговым учетом после модернизации объекта основных средств. В случаях улучшения (повышения) первоначально принятых нормативных показателей функционирования объекта ОС в результате проведенной достройки, дооборудования, реконструкции или модернизации организацией может пересматриваться и срок полезного использования по этому объекту.

Изменение стоимости ОС и срока полезного использования приведет к пересчету сумм амортизационных отчислений. Для целей бухгалтерского учета порядок начисления амортизации после проведения модернизации, реконструкции определен в приказе Минфина России от 13.10.2003 N 91н “Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств“ (п. 60) и в письме Минфина России от 23.06.2004 N 07-02-14/144.
В бухгалтерском учете сумма амортизации рассчитывается исходя из остаточной стоимости ОС, увеличенной на сумму модернизации и остаточного срока полезного использования с учетом его продления.

Пример 3. Компьютер стоимостью 37 300 руб. и сроком полезного использования 60 месяцев после 3 месяцев эксплуатации подвергся модернизации на сумму 1 500 руб. Срок полезного использования остался прежним - 60 месяцев.

Амортизационные отчисления для целей бухгалтерского учета рассчитываются исходя из остаточной стоимости объекта ОС и нового срока полезного использования. Остаточная стоимость компьютера после модернизации равна 36 313,32 (37 300 - 1 865,01 - 621,67 + 1 500) руб., где 37 300 руб. - первоначальная стоимость компьютера, 1 865,01 руб. - сумма начисленной амортизации до модернизации, 621,67 руб. - сумма амортизации за месяц, в котором производилась модернизация, 1 500 руб. - сумма модернизации. Новый срок полезного использования равен 56 месяцев.

Ежемесячные амортизационные отчисления после модернизации для целей бухгалтерского учета будут равны 648,45 (36313,32 : 56) руб.

Для целей налогового учета порядок начисления амортизации определен ст. 259 НК РФ. При применении линейного метода сумма начисленной за один месяц амортизации в отношении объекта амортизируемого имущества определяется как произведение его восстановительной стоимости и нормы амортизации, определяемой по формуле:

К = [1/n] 100%,

где К - норма амортизации в процентах к первоначальной (восстановительной) стоимости объекта амортизируемого имущества;

n - срок полезного использования данного объекта амортизируемого имущества, выраженный в месяцах.

В нашем примере К = 1/60 х 100% = 1,666666%. Ежемесячные амортизационные отчисления для целей налогового учета равны 646,67 ((37 300 + 1500) 1,666666%) руб.

В результате расхождений между суммами амортизационных отчислений по бухгалтерскому и налоговому учету возникает временная разница (ПБУ 18/02) и образуется отложенный налоговый актив.

Начисление амортизации как по бухгалтерскому, так и по налоговому учету начинается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором этот объект был модернизирован.

В конфигурации начисление амортизации производится документом “Начисление амортизации и погашение стоимости“ (меню “Документы“, “Регламентные“) (рис. 8).

При этом, как видно из рисунка, формируются проводки как по бухгалтерскому, так и по налоговому учету.

“Рис. 8. Проводки, формируемые документом “Начисление амортизации“