В казну.ру Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

Можно ли перечислять командировочные расходы на пластиковую карточку работника в связи с отсутствием кассы в учреждении?

Можно ли перечислять командировочные расходы на пластиковую карточку работника в связи с отсутствием кассы в учреждении?

Из-за отсутствия надлежащим образом оформленных кассовых помещений в большинстве учреждений образования переводят заработную плату на пластиковые карточки. Напомним, что для выплаты работнику заработной платы в безналичном порядке следует соблюсти следующие условия:

- включить в коллективный или трудовой договор положения о возможности получения работниками заработной платы в безналичной форме и условиях перечисления заработной платы на банковский счет;

- иметь договор с банком;

- получить от работника заявление о перечислении зарплаты на открытый лицевой счет в банке.

Учреждения, переводя заработную плату на пластиковую карточку, таким образом, отказываются от наличных расчетов с сотрудниками.

В
то же время возникают моменты, когда при отсутствии кассы в учреждении нужно выдать наличные денежные средства на хозяйственные и командировочные расходы. Как быть в этом случае? Если хозяйственных расходов в наличной форме можно избежать, то с командировочными сложнее.

Поскольку, как указывалось выше, положения о выплате заработной платы в безналичной форме вносятся в коллективный или трудовой договоры, возможность перечисления “командировочных“ на пластиковую карту работника, направленного в командировку, также должна быть в них предусмотрена. Поступление таких средств необходимо оговорить в договоре учреждения с банком. На основании договора на имя каждого сотрудника учреждения банк открывает карточный счет, на который и будут перечисляться как “зарплатные“, так и “командировочные“ деньги. Снять наличные денежные средства сотрудник может по расчетной пластиковой карте.

Расчетная пластиковая карта - банковская карта, выданная владельцу средств на банковском счете, использование которой позволяет ее держателю согласно условиям договора между банком-эмитентом и клиентом распоряжаться денежными средствами, находящимися на его счете, в пределах расходного лимита, установленного эмитентом, для оплаты товаров и услуг и (или) получения наличных денежных средств (п. 1.5 гл. 1 Положения N 266-П*(1)). Эти карточки являются именными. Таким образом, перечисленные учреждением командировочные расходы поступают на счет работника, открытый в соответствующем банке, которые последний может получить в банкомате и использовать на определенные цели (п. 2.3 гл. 2 Положения N 266-П).

Таким образом, учреждение вправе перечислять командировочные расходы на расчетные пластиковые карточки работников.

Следует обратить внимание на то, что перечисление командировочных расходов работнику на пластиковую карту перед отъездом в командировку за счет средств от деятельности, приносящей доход, не вызывает разногласий с проверяющими органами. Однако перечисление бюджетных средств иногда расценивается
как нецелевое их использование. Поэтому в этом случае можно порекомендовать перечислять средства на пластиковую карту после возвращения работника из командировки.

Вернувшись из командировки, работник представляет в бухгалтерию учреждения образования авансовый отчет. В нем указываются произведенные им суммы расходов. Поскольку рассчитать точно предварительную сумму затрат иногда нельзя, возникает задолженность учреждения перед работником либо, наоборот, работника перед учреждением. Задолженность учреждения перечисляется на расчетную пластиковую карточку работника, а задолженность работника (при отсутствии кассы в учреждении) должна удерживаться из его заработной платы.

Рассмотрим на примере удержание из заработной платы работника суммы задолженности по командировочным расходам.

Пример.
Сотрудник университета был направлен в другой город для участия в конференции. Предварительно на его расчетную пластиковую карточку были перечислены командировочные расходы за счет средств от деятельности, приносящей доход. По окончании командировки он представил авансовый отчет, по которому должен учреждению неиспользованную им сумму по оплате услуг гостиницы - 400 руб. Эта сумма удержана из заработной платы работника, которая составляет 12 000 руб. Оставшаяся часть заработной платы перечислена на расчетную пластиковую карточку работника.

В бухгалтерском учете будут произведены следующие записи:

--------------------------------------------T--------------T--------------T------------------------¬
¦ Содержание операции ¦ Дебет ¦ Кредит ¦ Сумма, руб. ¦
+-------------------------------------------+--------------+--------------+------------------------+
¦Начислена заработная плата работнику ¦ 2106 04 340 ¦ 2302 01 730 ¦ 12 000
¦
+-------------------------------------------+--------------+--------------+------------------------+
¦Произведено удержание из заработной платы¦ 2302 01 830 ¦ 2208 09 660 ¦ 400 ¦
¦работника неиспользованной суммы по услугам¦ ¦ ¦ ¦
¦гостиницы ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------------------------+--------------+--------------+------------------------+
¦Удержан подоходный налог (стандартные¦ 2302 01 830 ¦ 2303 01 730 ¦ 1 560 ¦
¦налоговые вычеты не предоставляются) (12000¦ ¦ ¦ ¦
¦руб. х 13%) ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------------------------+--------------+--------------+------------------------+
¦Произведено перечисление заработной платы¦ 2302 01 830 ¦ 2201 01 610 ¦ 10 040 ¦
¦на пластиковую карту (12000 - 400 - 1560)¦ ¦ ¦ ¦
¦руб. ¦ ¦ ¦ ¦
L-------------------------------------------+--------------+--------------+-------------------------

Однако банк может отказать учреждениям в осуществлении этих операций. Так, в Письме ЦБ РФ от 18.12.2006 N 36-3/2408 разъяснено, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств учреждениями под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации.

Указано, что согласно п. 10, 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40, выдача под отчет работникам для совершения указанных расходов производится наличными деньгами.

Следовательно, перечисление командировочных расходов на расчетную пластиковую карту работника зависит от условий договора, разрешающих производить данную операцию.

Следует заметить, что в настоящее время получили распространение так называемые расчетные “корпоративные“ пластиковые карты. Корпоративная карта - это одна из форм выдачи денежных средств под отчет сотруднику предприятия. Она является банковской, поэтому все вопросы, связанные с ее выпуском и обслуживанием, будут регулироваться Положением N 266-П, поскольку им определяются особенности осуществления кредитными организациями операций с банковскими картами. Корпоративная банковская карта позволяет ее держателям проводить операции по счету юридического лица. Эти карты используют для оплаты командировочных, представительских или других служебных расходов.

Для того чтобы получить банковскую карту, юридическое лицо должно заключить договор с банком. Согласно п. 2.5 гл. 2 Положения
N 266-П с помощью расчетной карты можно:

- получать наличные в рублях и рассчитываться ими по операциям, связанным с хозяйственной деятельностью предприятия, в том числе оплачивать командировочные и представительские расходы;

- безналично рассчитываться по операциям, связанным с хозяйственной деятельностью предприятия, в том числе оплачивать командировочные и представительские расходы;

- получать наличные в валюте за пределами РФ для оплаты командировочных и представительских расходов;

- безналично оплачивать по банковской карте в валюте за пределами РФ командировочные и представительские расходы;

- совершать другие операции, на которые валютным законодательством не установлен запрет или ограничение на их совершение.

Оформлять такую карту нужно работнику, деятельность которого связана с разъездами и командировками, особенно за пределы страны.