В казну.ру Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

Аутсорсинг в работе с кадровыми документами банка

“Кадровик. Кадровое делопроизводство“, 2008, N 11


АУТСОРСИНГ В РАБОТЕ С КАДРОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ БАНКА


На современном этапе развития бизнеса передача непрофильных функций в специализированную компанию становится обычной практикой. Как обеспечить правильную обработку и хранение особо ценных документов? В настоящей статье проанализирована возможность передачи на внешнее управление (аутсорсинг) функции обработки, хранения и использования документов по личному составу кредитной организации.

Термин “аутсорсинг“ (иногда, в определенном контексте, аутстаффинг или ауттаскинг) сейчас постоянно на слуху, и хотя для русского уха он пока еще непривычен, за ним не кроется ничего необычного. Аутсорсинг - это модная тенденция в мире современного бизнеса. Передача непрофильных функций в специализированную компанию становится обычной
практикой: организация питания сотрудников, охрана офиса, обслуживание компьютерной сети, расчет заработной платы специализированными компаниями и так далее - все это примеры аутсорсинга, с которыми мы встречаемся каждый день и к которым мы уже привыкли.

Словарь кадрового делопроизводства. Аутсорсинг (outsourcing) - оказание услуг (выполнение работ) сторонней организацией (исполнителем).

Аутстаффинг (outstaffing) - услуги по предоставлению внештатных сотрудников.

Ауттаскинг (outtasking) - передача небольшой бизнес-функции сторонней организации (исполнителю).

Новая разновидность аутсорсинга, которая только набирает обороты в России, - это аутсорсинг документационного обеспечения управления, включающий в себя разработку номенклатуры дел и положений о подразделениях служб ДОУ и персонала, а также вывод архива (в том числе оперативного) организации на внешнее внеофисное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения. На определенном этапе развития любой компании наступает момент, когда становится очевидна необходимость управления процессом роста количества документов, обеспечения их правильного учета и безопасного хранения.

В большей степени все эти тезисы применимы к кредитным организациям, поскольку именно на них распространяются наиболее жесткие и структурированные требования по организации учета, хранения и использования всей совокупности документов.

Какой бы значимой ни была сама деятельность кредитной организации (банка), в случае ее ликвидации или реорганизации только кадровые документы будут передаваться в ведомственный архив для последующего хранения и использования в целях выдачи справок о трудовом стаже и заработной плате гражданам. К таким важным кадровым документам по личному составу с длительным сроком хранения (75 лет) относятся: приказы по личному составу, трудовые договоры и договоры подряда, личные дела уволенных сотрудников, лицевые счета по заработной плате. Таким образом, как это ни парадоксально звучит, именно кадровые документы с нормативной точки зрения являются наиболее ценными,
значимыми, важными документами коммерческой организации (табл. 1).

Таблица 1

Номенклатура дел (перечень документов)
кредитной организации, подлежащих хранению после завершения
ликвидационных процедур


N
п/п Наименование дел Срок
хранения
41. [...]
Лицевые счета работников кредитной организации 75 лет
ЭПК
42. Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, листки
по учету кадров, копии, выписки из приказов о приеме,

перемещении, увольнении, премировании, поощрении,

установлении персональных окладов, надбавок, трудовые
договоры, копии личных документов, характеристики,

представления) сотрудников 75 лет
ЭПК
43. Личные карточки сотрудников (в том числе временных
работников) 75 лет
ЭПК
44. Список (штатно-списочный состав) работников кредитной
организации и филиалов 75 лет
ЭПК
45. Документы (протоколы, отзывы, характеристики,

аттестационные листы, анкеты) о проведении аттестации
и установлении квалификации 75 лет
ЭПК
46. Документы о представлении работников к награждению
правительственными наградами и журналы (книги) учета
сотрудников, награжденных правительственными и
ведомственными наградами
[...] 75 лет
ЭПК

Соответственно, возникает вопрос: как обеспечить грамотную и качественную обработку кадровых документов? Ведь дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению: с проведением комплексного архивного переплета, нумерацией листов дел, составлением листов-заверителей дел, составлением внутренних описей документов, внесением необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). А это требует очень много времени.

Своими силами (силами штатных специалистов организации) проведение всех вышеуказанных процедур (научно-технической обработки управленческой документации и документации по личному составу) выглядит чрезвычайно затруднительным. Кто будет производить соответствующую обработку? В соответствии с п. 3.6.1 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002, оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел. Однако на практике, ни на отдел кадров (служба персонала), ни на службу ДОУ (канцелярию, общий отдел, управление делами) никакими внутренними организационно-распорядительными документами (положениями о подразделениях, должностными инструкциями, приказами, распоряжениями и др.) не возложены соответствующие задачи.

Для выполнения всего комплекса соответствующих работ просто-напросто не хватает свободных человеческих ресурсов ни в одном из структурных подразделений организации. И вот именно тогда возникает вопрос о внешней помощи - об аутсорсинге. Что будет эффективнее: постоянно отвлекать от основных обязанностей специалистов службы персонала и службы ДОУ или же пригласить сторонних специалистов для выполнения всего комплекса работ по организации учета и обработки кадровых документов? Заключая договор, собственник документов гарантирует себе качество, скорость выполнения работ, а
также возможность избежать последствий допущенных ошибок. Например, ст. 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусматривает для должностных лиц санкции в виде штрафа в размере от 300 до 500 руб. С экономической точки зрения, любой аутсорсинг, а тем более аутсорсинг обработки кадровых документов (как наиболее сложный процесс), выглядит чрезвычайно привлекательным. По оценкам экспертов, компании экономят до 50% денежных средств в случае передачи на аутсорсинг функции хранения и обработки документов <1>.

--------------------------------
<1> Храмцовская Н.А. Внеофисное хранение документов: опыт аутсорсинга // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2005, N 2; Рыков А.В. Задачи организации внеофисного хранения документов: Экономика. Управление. Культура. Выпуск 13 ч. 2: Сборник научных статей / Под ред. Л.Д. Абрамовой. ГУУ. М., 2006. - С. 84 - 88.

Итак, с чего же начать? Первым этапом привлечения внешних специалистов должна стать разработка номенклатуры дел отдела кадров банка. Проектирование номенклатуры дел позволит осуществить функцию учета всех документов отдела кадров, определить сроки и условия хранения соответствующих документов (табл. 2).

Таблица 2

Примерная номенклатура дел отдела кадров
кредитной организации


00-00-01 Нормативные документы (законы,

уставы, постановления,

инструктивные письма и др.),

регламентирующие деятельность
отдела. Копии ДМН
ст. ст. 1б,

10
00-00-02 Штатное расписание банка.

Приказы председателя правления
о внесении изменений в штатное
расписание Постоянно
ст. ст. 6а,

32
00-00-03 Организационная инструкция
банка. Копия ДМН
ст. 32 Подлинник в
юридической службе
00-00-04 Штатная расстановка работников
банка 75 лет
ст. 34
00-00-05 Список работников банка
(штатно-списочный состав) Постоянно
ст. 349
00-00-06 Правила внутреннего трудового
распорядка банка, утвержденные
председателем правления 1 год
ст. 407 После замены
новыми
00-00-07 Приказы Председателя Правления
по личному составу 75 лет ЭК
ст. 6б
00-00-08 Приказы об утверждении графика
отпусков и предоставлении
отпусков 5 лет
ст. 6б
00-00-09 Приказы о направлении
работников в командировки 5 лет
ст. 6б
00-00-10 Приказы о нарушении трудовой
дисциплины и трудового
распорядка. Копии ДМН
ст. 6б Подлинники
в канцелярии
00-00-11 Форма трудового договора,

утвержденная руководством банка Постоянно
ст. 207
00-00-12 Положения об оплате труда,

об охране труда, о защите и
обработке персональных данных
работников Банка Постоянно
ст. 10
00-00-13 Договор с кадровым агентством и
приложения к нему (акты
выполненных работ, копии
счетов, счетов-фактур и заявки
о потребности в специалистах).

Переписка по вопросам
трудоустройства 5 лет
ст. ст. 186,

264, 335 После истечения
срока действия
договора
00-00-14 Договор с ФМС России
о предоставлении данных
о работниках и по медицинскому
страхованию работников -
жителей Подмосковья
и иногородних 5 лет
ст. 313 После истечения
срока действия
договора
00-00-15 Личные дела работников банка 75 лет ЭК
ст. 337
00-00-16 Личные дела уволенных
работников Банка 75 лет ЭК
ст. 337
00-00-17 Личные карточки (ф. Т-2)
работников банка 75 лет ЭК
ст. 339
00-00-18 Личные карточки (ф. Т-2)
уволенных работников банка 75 лет ЭК
ст. 339
00-00-19 Книга учета личных дел
работников 75 лет
ст. 358д В электронном виде
и на бумажном
носителе
00-00-20 Книга регистрации приказов
по личному составу 75 лет
ст. 357 В электронном виде
и на бумажном
носителе
00-00-21 Книга регистрации отпусков 3 года
ст. 358г В электронном виде
и на бумажном
носителе
00-00-22 Книга учета командировочных
удостоверений 5 лет
ст.358з
В электронном виде
и на бумажном
носителе
00-00-23 Книга регистрации трудовых
договоров (контрактов),

трудовых соглашений 75 лет
ст. 358д В электронном виде
и на бумажном
носителе
00-00-24 Договоры гражданско-правового
характера на выполнение работ
и оказание услуг. Копии ДМН
ст. 338 Подлинники
в отделе учета
хозяйственных
операций
00-00-25 Документы (анкеты, резюме,

автобиографии, заявления,

рекомендательные письма и др.)
лиц, не принятых на работу 1 год
ст. 341
00-00-26 Трудовые книжки работников
банка До
востребования Невостребованные -
не менее 50 лет
00-00-27 Книга учета движения и выдачи
трудовых книжек и вкладышей
к ним 50 лет
ст. 358е
00-00-28 Книга учета выдачи справок
о стаже, заработной плате,

месте работы 3 года
ст. 358ж
00-00-29 Табели учета рабочего времени 1 год
ст. 281 В электронном виде
и на бумажном
носителе

На следующем этапе разрабатывается положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) организации.

Как правило, такое положение состоит из 4 разделов:

- общие положения;

- функции;

- права;

- организация работы.

К функциям ЭК относятся: организация и проведение отбора документов для дальнейшего хранения и уничтожения, контроль за организацией документов в делопроизводстве (в том числе кадровом), рассмотрение и одобрение номенклатуры дел, сводных описей дел и описей дел по личному составу. К полномочиям экспертной комиссии относится рассмотрение предложений об изменении сроков хранения отдельных документов. ЭК предоставляется право в соответствии с установленными требованиями давать указания структурным подразделениям и соответствующим работникам, отвечающим за ведение дел, по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на архивное хранение.

Следующим этапом может стать проведение научно-технической обработки управленческой документации и документации по личному составу. На этом этапе сотрудники компании аутсорсера, как правило, архивисты формализуют и обрабатывают по всем правилам совокупность документов по личному составу (сроком хранения 75 лет). Результатом такой обработки должна стать опись документов по личному составу (табл. 3). Сформированные и обработанные дела собственник обязан хранить и в случае получения запросов от бывших сотрудников обязан выдавать справки установленного образца (рис. 1, 2).

Таблица 3

Образец описи дел по личному составу

--------------------------------------------------------------------------¬
¦Наименование организации Утверждаю ¦
¦ ¦
¦Фонд N _______________ ¦
¦Опись N 1 л/с Председатель правления ¦
¦дел по личному составу ¦
¦за ___ - _____ гг. ______________________ ¦
¦Отдел кадров ¦
¦ “__“ _________ 200_ г. ¦
¦ ¦
+---T------T---------------------------------------T---------------T------+
¦ N ¦Индекс¦ Заголовок дела ¦ Крайние ¦Кол-во¦
¦п/п¦ дела ¦ ¦ даты ¦листов¦
+---+------+---------------------------------------+---------------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+---+------+---------------------------------------+---------------+------+
¦ ¦ ¦ Отдел кадров ¦ ¦ ¦
+---+------+---------------------------------------+---------------+------+
¦ 1.¦ ¦Приказы президента фонда по личному ¦ 29.04.1994 - ¦ 125 ¦
¦ ¦ ¦составу за 1994 - 1997 гг. ¦ 25.11.1997 ¦ ¦
+---+------+---------------------------------------+---------------+------+
¦ 2.¦ ¦Личные карточки сотрудников, уволенных ¦1994 - 2003 гг.¦ 100 ¦
¦ ¦ ¦в 1994 - 2003 гг. ¦ ¦ ¦
+---+------+---------------------------------------+---------------+------+
¦ 3.¦ ¦Личные дела сотрудников, уволенных ¦ 1994 г. ¦ 110 ¦
¦ ¦ ¦в 1994 г. с “А“ по “Ш“ ¦ ¦ ¦
+---+------+---------------------------------------+---------------+------+
¦ 4.¦ ¦Договоры подряда (агентские), ¦1994 - 1995 гг.¦ 111 ¦
¦ ¦ ¦заключенные с работниками, и акты ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦выполненных работ за 1994 - 1995 гг. ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦с “А“ по “П“ ¦ ¦ ¦
+---+------+---------------------------------------+---------------+------+
¦ ¦ ¦ Бухгалтерия ¦ ¦ ¦
+---+------+---------------------------------------+---------------+------+
¦ 5.¦ ¦Лицевые счета по заработной плате ¦1994 - 1995 гг.¦ 267 ¦
¦ ¦ ¦сотрудников за 1994 - 1995 гг. с “А“ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦по “Э“ ¦ ¦ ¦
L---+------+---------------------------------------+---------------+-------

Примерная форма

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Архивная справка ¦
¦ ¦
¦ В документах архива ______________ значится, что ____________________¦
¦ (Ф.И.О.) ¦
¦ Зачислен(а) в _______________________________________________________¦
¦ Структурное подразделение. Информация о приеме ¦
¦ на работу из Приказа N/число/месяц/год ¦
¦ ¦
¦ Уволен(а) по ________________________________________________________¦
¦ Информация об увольнение из Приказа N/число/месяц/год ¦
¦ ¦
¦ Основание: опись ____________, дело _________, связка _________ ¦
¦ ¦
¦ Справка дана для подтверждения ______________________________________¦
¦ трудового стажа/восстановления ¦
¦ трудового стажа ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Рис. 1

Примерная форма

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Архивная справка ¦
¦ ¦
¦ ---------T-----T-----T-----¬ ¦
¦ ¦ Месяцы ¦ Год ¦ Год ¦ Год ¦ ¦
¦ +--------+-----+-----+-----+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ L--------+-----+-----+------ ¦
¦ ¦
¦ Выдана ___________________ в том, что его (ее) заработок, учитываемый¦
¦при исчислении пенсии, составляет: ¦
¦ ¦
¦ Фактическая сумма заработка ¦
¦ ¦
¦ С включенных в справку сумм производились отчисления в Фонд¦
¦социального страхования. ¦
¦ Со всех включенных в справку сумм произведены отчисления в ПФР¦
¦по установленным тарифам. ¦
¦ С 01.01.2001 производятся отчисления ЕСН в органы МНС¦
¦по установленным ставкам. ¦
¦ Единовременные выплаты и компенсации, на которые не начислялись¦
¦страховые взносы, в справку не включены. ¦
¦ Компенсация за неиспользованный отпуск (при увольнении) не включена. ¦
¦ Суммы, выплачиваемые по временной нетрудоспособности (отпуску),¦
¦указаны в том месяце, на который приходятся соответствующие периоды. ¦
¦ ¦
¦ Регистрационный номер плательщика ПФР ___________________ ¦
¦ ¦
¦ Идентификационный номер налогоплательщика ___________________ ¦
¦ Лицевые счета ¦
¦ Основание выдачи справки ------------------- ¦
¦ (Лицевые счета, платежные ведомости и др.)¦
L--------------------------------------------------------------------------

Рис. 2

Аутсорсинговые компании предлагают комплексное решение вопросов вывоза, хранения и выдачи справок заинтересованным лицам. Документы вывозятся на внеофисное (внешнее) хранение в специализированные архивные хранилища. Такие хранилища обязательно должны быть оборудованы в соответствии с основными принципами безопасности, а именно: круглосуточной охраной, системами пожарной сигнализации и пожаротушения в соответствии с требованиями пожарной службы РФ, а также системами, обеспечивающими поддержание необходимой влажности и температурного режима, рекомендуемого для длительного хранения документов. В архивных хранилищах документы хранятся в архивных коробах на специальных промышленных стеллажах, выдерживающих большой вес бумаги. Каждому коробу, а также папке, делу или файлу внутри короба присваивается номер. В самых современных хранилищах используется система штрих-кодирования каждой единицы хранения, и эти данные заносятся в систему учета документов, поступивших в архивное хранилище. На каждый короб составляется описание вложенных документов.

В случае получения от клиента запроса на предоставление необходимой информации по заранее установленным каналам связи (факс, E-mail, web-интерфейс и др.) аутсорсинговой компанией подготавливается справка установленного образца. Готовая справка высылается клиенту. Остается лишь ее распечатать, заверить печатью и выдать лицу, сделавшему запрос.

Как показывает практика, аутсорсинг работы с кадровыми документами позволяет передавать часть функций управления персоналом сторонней организации. При четкой организации правовых отношений, в частности заключение договора, собственник документов гарантирует себе четкую и бесперебойную работу подсистемы управления.

А.Рыков
Руководитель
Департамента ДОУ
ООО “ОСГ Рекордз
Менеджмент Центр“

Подписано в печать
12.10.2008