В казну.ру Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

Личное дело

“Кадровик. Кадровое делопроизводство“, 2008, N 7


ЛИЧНОЕ ДЕЛО


Представлены общие требования к оформлению личного дела сотрудника организации и примеры, наглядно демонстрирующие фрагменты личных дел.

Как известно, личное дело работника организации представляет собой совокупность документов, содержащих персональные данные работника, сведения о его служебной, трудовой деятельности. Персональные данные, внесенные в личное дело работника, иные сведения, содержащиеся в личном деле работника, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключение сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.

Словарь кадрового делопроизводства. Персональные данные
работника - это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в личном деле либо подлежащие включению в его личное дело.

Автобиография - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица.

Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Личное дело работника оформляется после издания распоряжения о назначении на должность, приеме на работу (рис. 1).


Образец обложки личного дела сотрудника


--------------------------------------------------------------------------¬
¦Обложка личного дела ----------------¬¦
¦ ¦Фонд N ________¦¦
¦ ¦ 2 л/с ¦¦
¦ ¦Опись N -------¦¦
¦ ¦ 14 ¦¦
¦ 05-36 ¦Дело N --------¦¦
¦Индекс дела ----- L----------------¦
¦ Закрытое акционерное общество “Альфа“ ¦
¦-------------------------------------------------------------------------¦
¦ ЗАО “Альфа“ ¦
¦-------------------------------------------------------------------------¦
¦ отдел кадров ¦
¦-------------------------------------------------------------------------¦
¦ (наименование организации и структурного подразделения) ¦
¦ ¦
¦ 14 ¦
¦ Личное дело N -- ¦
¦ ¦
¦ Глебова Алла Степановна ¦
¦-------------------------------------------------------------------------¦
¦ (заголовок дела) ¦
¦ ¦
¦ 12 февраля 2002 г.¦
¦ Дата начала ------------------¦
¦----------------¬ 17 ноября 2006 г.¦
¦¦Фонд N ________¦ Дата окончания -----------------¦
¦¦ 2 л/с ¦ 60 ¦
¦¦Опись N -------¦ на -- листах¦
¦¦ 14 ¦ 75 ¦
¦¦Дело N --------¦ хранить -- лет¦
¦L---------------- ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Рис. 1

Все поступающие в личное дело документы располагаются в хронологическом порядке. В личное дело не включаются документы второстепенного значения, имеющие временные (до
10 лет включительно) сроки хранения (справки с места жительства о жилищных условиях, черновики документов). Документы, приобщенные к личному делу работника, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения документов в личное дело и изъятия из дела, а также кем изъят документ и по какой причине. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (рис. 2).

Образец внутренней описи документов личного дела

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Внутренняя опись ¦
¦ 23 ¦
¦ документов личного дела N -- ¦
¦ ¦
¦----T---------T----------T---------------T--------------T---------------¬¦
¦¦ N ¦ Индекс ¦ Дата ¦ Заголовок ¦ Номера листов¦ Примечания ¦¦
¦¦п/п¦документа¦ документа¦ документов, ¦ дела ¦ ¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ краткое ¦ ¦ ¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ содержание ¦ ¦ ¦¦
¦+---+---------+----------+---------------+--------------+---------------+¦
¦¦ 1 ¦ 05-15 ¦12.02.2002¦Копия диплома ¦ 1 - 2 ¦ ¦¦
¦+---+---------+----------+---------------+--------------+---------------+¦
¦¦ 2 ¦ 05-05 ¦12.02.2002¦Анкета ¦ 3 - 15 ¦ ¦¦
¦+---+---------+----------+---------------+--------------+---------------+¦
¦¦ 3 ¦ 05-02 ¦12.02.2002¦Копия приказа ¦ 16 ¦Приказ N 12-ок ¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦о приеме ¦ ¦от 12.02.2002 ¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦на работу ¦ ¦ ¦¦
¦+---+---------+----------+---------------+--------------+---------------+¦
¦¦ 4 ¦ 05-01 ¦12.02.2002¦Трудовой ¦ 17 - 21 ¦Трудовой ¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦договор ¦ ¦договор N 12-ТД¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦от 12.02.2002 ¦¦
¦L---+---------+----------+---------------+--------------+----------------¦
¦ 48 (сорок восемь) ¦
¦Итого -------------------------------------------------------- документов¦
¦ (цифрами и прописью) ¦
¦ 2 (два) ¦
¦Количество листов внутренней описи --------------------------------------¦
¦ (цифрами и прописью) ¦
¦ ¦
¦ Рыбакова А.Н. Рыбакова ¦
¦Инспектор отдела кадров -------- ------------- ¦
¦ ¦
¦ 12 февраля 2002 ¦
¦“--“ ------- ---- г. ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Рис. 2

При нумерации листов личного дела листы внутренней описи нумеруются отдельно. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов дела.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления последней (рис. 3).

Образец оформления листа-заверителя личного дела

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Лист-заверитель дела N 57 ¦
¦ ¦
¦ В деле подшито (вложено) и пронумеровано 130 (сто тридцать) листов, ¦
¦ нет ¦
¦в том числе: литерные листы ---- ¦
¦ 6, 8 ¦
¦пропущенные номера ------------- ¦
¦ 3 ¦
¦+ листов внутренней описи ------ ¦
¦ ¦
¦------------------------------------------T-----------------------------¬¦
¦¦ Особенности физического состояния ¦ Номера листов ¦¦
¦¦ и формирования дела ¦ ¦¦
¦+-----------------------------------------+-----------------------------+¦
¦¦Лист склеен скотчем ¦ 19 ¦¦
¦L-----------------------------------------+------------------------------¦
¦ ¦
¦ Рыбакова А.Н. Рыбакова ¦
¦Инспектор отдела кадров -------- ------------- ¦
¦ ¦
¦ 17 ноября 2006 ¦
¦“--“ ------ ---- г. ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Рис. 3

При оформлении личного дела сотрудника организации следует иметь в виду, что заполнение некоторых документов, хранящихся в личном деле, должно быть произведено сотрудником собственноручно. Так, например, собственноручно работником должна быть заполнена анкета (рис. 4).

Образец оформления анкеты сотрудника

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Анкета ¦
¦ (заполняется собственноручно) ¦
¦ ¦
¦ Глебова ¦
¦Фамилия ------------------------- ¦
¦ Алла ¦
¦Имя ----------------------------- ¦
¦ Степановна ¦
¦Отчество ------------------------ ¦
¦ 14 марта 1954 г. ¦
¦Дата рождения ------------------- ¦
¦ ¦
¦-----------------------------------------T------------------------------¬¦
¦¦1. Гражданство (если изменяли, то ¦Гражданка Российской Федераци覦
¦¦укажите, по какой причине) ¦ ¦¦
¦+----------------------------------------+------------------------------+¦
¦¦2. Образование, ученая степень (когда ¦Российская экономическая ¦¦
¦¦и какие учебные заведения окончили, ¦академия им. Плеханова, год ¦¦
¦¦номера дипломов). Специальность ¦окончания - 1980. ¦¦
¦¦и квалификация по диплому ¦Квалификация - экономист, ¦¦
¦¦ ¦специальность “Бухгалтерия“ ¦¦
¦+----------------------------------------+------------------------------+¦
¦¦3. Какими иностранными языками и языками¦Английский - читаю и перевожу ¦¦
¦¦народов Российской Федерации владеете ¦со словарем ¦¦
¦¦и в какой степени (читаете и можете ¦ ¦¦
¦¦объясняться, владеете свободно) ¦ ¦¦
¦L----------------------------------------+-------------------------------¦
¦ ¦
¦ 4. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в¦
¦высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу и работу¦
¦по совместительству) ¦
¦ ¦
¦------------------T------------------------------------T----------------¬¦
¦¦ Месяц и год ¦ Должность с указанием учреждения, ¦ Местонахождени妦
¦+-----------T-----+ организации предприятия, а также ¦ учреждения, ¦¦
¦¦поступления¦ухода¦ министерства (ведомства) ¦ организации, ¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ предприятия ¦¦
¦+-----------+-----+------------------------------------+----------------+¦
¦¦ 1983 ¦ 1998¦Российско-британский концерн ¦ Москва ¦¦
¦¦ ¦ ¦“Содействие“, экономист ¦ ¦¦
¦+-----------+-----+------------------------------------+----------------+¦
¦¦ 1998 ¦ 2002¦Представительство “Смарч энд брукс“,¦ Москва ¦¦
¦¦ ¦ ¦экономист ¦ ¦¦
¦L-----------+-----+------------------------------------+-----------------¦
¦ ¦
¦ 5. Ваши близкие родственники (жена, муж, отец, мать, братья, сестры) ¦
¦ ¦
¦----------T--------------T----------T----------------T------------------¬¦
¦¦ Степень ¦ Фамилия, имя,¦ Год ¦ Место работы, ¦ Адрес места ¦¦
¦¦ родства ¦ отчество ¦ рождения ¦ должность ¦ жительства ¦¦
¦+---------+--------------+----------+----------------+------------------+¦
¦¦ муж ¦Глебов ¦ 1944 ¦ ФГУП “Контакт“,¦ Москва, ул. ¦¦
¦¦ ¦Никита ¦ ¦ главный инженер¦ Генерала Власова,¦¦
¦¦ ¦Петрович ¦ ¦ ¦ д. 13, кв. 56 ¦¦
¦+---------+--------------+----------+----------------+------------------+¦
¦¦ дочь ¦Глебова ¦ 1981 ¦ ЗАО ¦ Москва, ул. ¦¦
¦¦ ¦Анна Никитична¦ ¦ “Перспектива“, ¦ Генерала Власова,¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ менеджер ¦ д. 13, кв. 56 ¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ по рекламе ¦ ¦¦
¦L---------+--------------+----------+----------------+-------------------¦
¦ ¦
¦6. Домашний адрес и номер телефона ¦
¦ Москва, ул. Генерала Власова, д. 13, кв. 56, тел. 8(907) 2564417 ¦
¦-------------------------------------------------------------------------¦
¦7. Паспорт, или документ, его заменяющий ¦
¦ паспорт 54 34 234567, выданный ОВД Октябрьского района г. Самары ¦
¦ 14.09.2005 ¦
¦-------------------------------------------------------------------------¦
¦8. Дополнительные сведения, которые вы желаете сообщить о себе ¦
¦ водительские права категории “B“ ¦
¦-------------------------------------------------------------------------¦
¦9. Какую должность в нашей компании вы хотели бы занимать? ¦
¦ главный бухгалтер ¦
¦-------------------------------------------------------------------------¦
¦10. На какой уровень заработной платы вы рассчитываете? ¦
¦ не ниже 25 000 руб. ¦
¦-------------------------------------------------------------------------¦
¦ ¦
¦ 02 февраля 2002 Глебова ¦
¦“--“ ------- ---- г. Подпись ------- ¦
¦ ¦
¦Инспектор по кадрам Рыбакова А.Н. Рыбакова ¦
¦------------------- -------- ------------- ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Рис. 4

При заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт (документ, удостоверяющий личность), трудовая книжка, военный билет, документ об образовании (диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и присвоении ученого звания (диплом и аттестат), другие документы. На все вопросы анкеты даются полные ответы без каких-либо сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в личных документах.

Также работником собственноручно (при назначении на должность и приеме на работу), в произвольной форме, без исправлений и помарок составляется автобиография.

В автобиографии должны быть освещены следующие вопросы: фамилия, имя, отчество, год, число, месяц и место рождения, национальность, социальное происхождение, полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, в качестве кого), участие в выборных органах, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях более подробно), дата составления автобиографии и подпись работника.

В личное дело вносятся также письменные объяснения работника, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

Работник обязан в течение 7 дней информировать службу, ведущую кадровое делопроизводство в организации и непосредственно личные дела сотрудников, об изменениях в своих анкетных данных. Все вносимые изменения должны быть подтверждены соответствующими документами, в том числе документами учебных заведений, органов ЗАГСа, паспортных столов и др.

Все документы личного дела помещаются в папку установленного образца, на которой заранее проставляется присвоенный ей порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в журнале учета личных дел.

После увольнения, освобождения от должности работника его личное дело извлекается из данной папки, а в освободившуюся под тем же номером папку помещается личное дело вновь принятого, назначенного на должность работника.

Примерная форма личного дела работника предприятия
(из числа руководящего состава и материально
ответственных лиц)


-------------------------------------T------------------------------------¬
¦ Лицевая обложка ¦ Внутренний оборот лицевой обложки ¦
+------------------------------------+------------------------------------+
¦ Гриф¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ООО “Альбатрос“ ¦ ¦
¦ (Наименование предприятия) ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ Личное дело N ___ ¦ Вкладыш для фотографии ¦
¦ ¦ сотрудника ¦
¦ Шенгауф ¦ ¦
¦ Роберт ¦ ¦
¦ Альбертович ¦ ¦
+------------------------------------+------------------------------------+
¦ 1-й лист ¦ 2-й лист ¦
+------------------------------------+------------------------------------+
¦ Гриф¦Раздел 1. Основные биографические ¦
¦ ООО “Альбатрос“ ¦данные ¦
¦ (Наименование предприятия) ¦ ¦
¦ ¦1.1. Дата рождения: 11 июня 1963 г. ¦
¦ Шенгауф ¦1.2. Место рождения: г. Иваново. ¦
¦ Роберт Альбертович ¦1.3. Национальность: немец. ¦
¦ ¦1.4. Соц. происхождение: из рабочих.¦
¦ Табельный номер 1001 ¦ ¦
¦ ¦Раздел 2. Сведения об образовании ¦
¦ Сведения о работе на ¦ ¦
¦предприятии: ¦ 2.1. Общее (среднее): ¦
¦Принят на работу 01.01.1990 на ¦окончил школу N 8 г. Иваново в ¦
¦должность инженера-электроника в ¦1980 г. ¦
¦лабораторию вычислительного центра. ¦ 2.2. Специальное (высшее): ¦
¦Основание: приказ директора ¦окончил Ивановский технический ¦
¦предприятия от 30.12.1989 N 364 ¦институт (факультет автоматизации ¦
¦ ¦и вычислительной техники) с ¦
¦ Начальник службы управления ¦присвоением квалификации по диплому ¦
¦персоналом ¦в 1985 г. ¦
¦ ¦ 2.3. Дополнительное образование:¦
¦00.00.0000 Подпись Петрова Л.П.¦курсы программистов при МГТУ им. ¦
¦ (дата) (подпись) (расшифровка¦Баумана (г. Москва) в 1989 г. ¦
¦ подписи) ¦ 2.4. Другое образование, ¦
¦ ¦полученное работником: ¦
¦ М.П. ¦нет. ¦
¦ ¦ ¦
¦Образец подписи работника: Подпись ¦ ¦
+------------------------------------+------------------------------------+
¦ 3-й лист ¦ 4-й лист ¦
+------------------------------------+------------------------------------+
¦3. Специальные знания и навыки: ¦4. Личные профессиональные ¦
¦ ¦достижения работника: ¦
¦ 3.1. Владение иностранными ¦ ¦
¦языками: ¦ 4.1. Имеет ли ученую степень ¦
¦английским (говорит свободно). ¦(звание): ¦
¦ 3.2. Владение электронно- ¦нет. ¦
¦вычислительной техникой: ¦ 4.2. Имеет ли опыт научно- ¦
¦продвинутый пользователь ПК. ¦исследовательской (иной аналогичной)¦
¦ 3.3. Владение программными ¦работы: ¦
¦средствами: ¦участвовал в разработке ¦
¦MS Office, Windows XP, Internet ¦корпоративной системы автоматизации ¦
¦Explorer, Photoshop. ¦управления делопроизводством ¦
¦ 3.4. Управление транспортными ¦в качестве специалиста по защите ¦
¦средствами: ¦информации. ¦
¦водительских прав не имеет. ¦ 4.3. Имеет ли опыт опубликования¦
¦ 3.5. Дополнительные сведения: ¦статей, книг и т.п.: ¦
¦ ¦нет. ¦
¦ ¦ 4.4. Дополнительные сведения: ¦
¦ ¦имеет склонность к работе с новой ¦
¦ ¦техникой и программными средствами ¦
¦ ¦защиты информации. ¦
+------------------------------------+------------------------------------+
¦ 5-й лист ¦ 6-й лист ¦
+------------------------------------+------------------------------------+
¦5. Трудовая деятельность до работы ¦7. Вид и срок действия трудового ¦
¦на предприятии: ¦контракта: ¦
¦ (по форме - номер по порядку, ¦ срочный (бессрочный), срок ¦
¦дата поступления, по такое-то число ¦действия с такого-то по такое-то ¦
¦месяца года, наименование ¦число месяца года). ¦
¦предприятия, должность ¦ ¦
¦(специальность), дата увольнения, ¦8. Послужной список работника ¦
¦основание для увольнения). ¦(на данном предприятии) ¦
¦ ¦ (по форме - номер по порядку, ¦
¦6. Сведения о присвоении тарифных ¦дата, должность или специальность, ¦
¦разрядов, специальных званий ¦основание, примечание). ¦
¦ (по форме - номер по порядку, ¦ ¦
¦дата присвоения, наименование ¦9. Особые отличия работника ¦
¦присвоенного разряда (звания), ¦ (сведения о награждении, ¦
¦основание для присвоения). ¦поощрении). ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦10. Сведения о взысканиях работника ¦
¦ ¦за время работы на предприятии ¦
+------------------------------------+------------------------------------+
¦ 7-й лист ¦ Внутренняя сторона задней обложки ¦
+------------------------------------+------------------------------------+
¦11. Семейное положение: женат. ¦ ¦
¦ Краткие сведения о ближайших ¦ ¦
¦родственниках работника: ¦ ¦
¦Жена - Шенгауф (Сергеева) Наталья ¦ ¦
¦Николаевна, 1967, Москва, ¦ Отметки о внесении изменений ¦
¦Проспект Мира, д. 112, кв. 235. ¦ в сведения (материалы) личного дела¦
¦Дочь - Шенгауф Анастасия Робертовна,¦ (по форме - номер по порядку, дата,¦
¦1993, Москва, Проспект Мира, д. 112,¦ содержание изменений и дополнений, ¦
¦кв. 235. ¦ основание, подпись лица, вносившего¦
¦Мать - Шенгауф Генриэтта Генриховна,¦ изменения). ¦
¦1929, Московская обл., Шатурский ¦ ¦
¦р-н, д. Велихово, д. 16. ¦ ¦
¦Отец - Шлеберг Альберт Оттович, ¦ ¦
¦1920, Московская обл., Шатурский ¦ ¦
¦р-н, д. Велихово, д. 16. ¦ Вкладыш для материалов, временно ¦
¦ ¦ приобщенных к личному делу ¦
¦12. Адрес места постоянного ¦ работника, не подлежащих подшивке ¦
¦жительства работника: ¦ для постоянного хранения. ¦
¦Москва, Проспект Мира, д. 112, кв. ¦ ¦
¦235. ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦13. Паспортные данные (серия, номер,¦ ¦
¦когда и кем выдан): ¦ Опись документов и материалов, ¦
¦серия 46 02 N 341000 выдан ¦ хранящихся в личном деле постоянно ¦
¦02.02.2002, 2 ОВД г. Иваново ¦ (уточняется после каждого изменения¦
¦Московской обл. ¦ и дополнения по форме - номер ¦
¦ ¦ по порядку, дата, наименование ¦
¦14. Данные о пенсионном страховании ¦ документа, количество листов, ¦
¦(серия, номер, когда и кем выдан). ¦отметка об изъятии, дата, основание,¦
¦ ¦подпись сотрудника службы управления¦
¦15. Данные о медицинском страховании¦ персоналом). ¦
¦(серия, номер, когда и кем выдан). ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦16. ИНН (серия, номер, когда и кем ¦ ¦
¦выдан). ¦ ¦
¦ ¦ Сведения (отметки) для ¦
¦ ¦ автоматизированного учета сведений ¦
¦ 00.00.0000 Подпись Петрова Л.П.¦ личного дела. ¦
¦ ¦ ¦
¦ дата подпись инициалы, ¦ ¦
¦составления сотрудника фамилия ¦ ¦
¦ личного службы сотрудника ¦ ¦
¦ дела управления службы ¦ ¦
¦ персоналом управления ¦ ¦
¦ персоналом ¦ ¦
L------------------------------------+-------------------------------------

Литература

1. Рогожкин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе. Учебно-практическое пособие. - 2-е изд., дополн. и перераб. - М.: ТК “Велби“, Изд-во “ПРОГРЕСС“, 2008.

2. Якупов Р.С. Кадровое делопроизводство. - Ростов н/Д: Феникс, 2008 (консультирует юрист).

3. Иллюстрации, использованные в статье, и другие иллюстрации страниц личного дела сотрудника размещены на www.vprikaz.com.

Подписано в печать
25.06.2008