В казну.ру Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

Примерное описание вакансии “Административный директор“

“Кадровик. Кадровое делопроизводство“, 2008, N 1


Примерное описание вакансии

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР


Подчинение.

Административный директор подчиняется генеральному директору компании.

Основные обязанности.

Имея в своем подчинении всех сотрудников отдела хозяйственного обеспечения (30 человек: секретари; 15 водителей; курьеры и т.д.), административный директор отвечает за всестороннюю и бесперебойную поддержку работы всех служб предприятия в плане административно-хозяйственного обеспечения.

Основными обязанностями являются:

1. Разработка и внедрение внутрикорпоративных положений и стандартов, касающихся административно-хозяйственной деятельности.

2. Создание благоприятных условий для ведения бизнеса подразделениями и клиентами компании.

3. Организация работы Административного блока.

4. Осуществление контроля за выполнением работ сотрудниками Административного блока.

Обеспечение работы офиса.

- Обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной
защиты зданий и помещений, в которых расположены подразделения предприятия, контроль исправности оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.), а также руководит работами по содержанию прилегающих территорий в надлежащем санитарном состоянии.

- Участвует в разработке единого корпоративного стиля (оборудование офиса, униформа и т.п.)
- Принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов организации (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и др. сооружений), составлении смет хозяйственных расходов.

- Заключает договоры аренды на помещения, в которых расположены подразделения компании, и ведет в дальнейшем все переговоры с арендодателем по вопросам жизнеобеспечения офиса и получения для сотрудников компании максимально возможных комфортных условий работы.

- Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.

- Организует проведение ремонта помещений, осуществляет контроль качества выполнения ремонтных работ.

- Обеспечивает подразделения предприятия мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, осуществляет наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.

- Обеспечивает сотрудников компании средствами мобильной связи.

- Организует проведение тендеров поставщиков материальных ресурсов и внешних услуг.

- Организует оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечивает ими структурные подразделения предприятия, а также ведение учета их расходования и составление установленной отчетности.

- Контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.

- Организует складской учет материальных ценностей.

- Осуществляет изучение конъюнктуры рынка товаров и услуг применительно к хозяйственным потребностям компании.

- Осуществляет заключение договоров страхования движимого и недвижимого имущества компании.

- Участвует в урегулировании страховых случаев в отношении застрахованного имущества.

- Составляет бюджет на материально-техническое обеспечение офиса и контролирует его выполнение.

-
Организует совместно с бухгалтерией проведение ежегодной инвентаризации.

- Участвует в работе комиссий компании по списанию товарно-материальных ценностей. Подготавливает предложения по реализации выбывших из употребления или устаревших товарно-материальных ценностей в соответствии с установленным порядком.

- Обеспечивает потребности компании в транспортном обслуживании с использованием собственного или арендованного автотранспорта.

- Осуществляет контроль за обеспечением горюче-смазочными материалами, за своевременным обслуживанием и правилами хранения автотранспорта.

- Организует заказ и приобретение авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников и партнеров (в случае необходимости) компании.

- Бронирует места в гостиницах Москвы, России и за рубежом для сотрудников и партнеров (в случае необходимости) компании.

- Организует прием, регистрацию и необходимое обслуживание делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки.

- Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).

- Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей, деловых встреч, протокольных и торжественных мероприятий.

- Осуществляет контроль над оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.

- Руководит работами по благоустройству, праздничному художественному оформлению зданий, проходных и т.п.

- Обеспечение корпоративных мероприятий, в том числе - техническая сторона - контроль платежей, договоры, административная помощь.

- Организует хозяйственное обслуживание совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.

- Протокольные вопросы (поздравления, подарки, праздники, визитки, корпоративные телефоны и т.п.)
- Организует оформление подписки на периодические печатные издания, их получение и доставка (приобретение при необходимости), получение и отправка почтовой корреспонденции компании.

- Обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря.

- Организует электронную систему контроля доступа.

-
Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).

- Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.

- Организует питание сотрудников компании.

- Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.

- Организует электронный документооборот.

- Организует архив компании.

- Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

- Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).

- Взаимодействие с органами власти (Москомзем, Москомимущество, Префектуры, Территориальные Управления строительством, РЭУ, Мосэнерго, Госпожнадзор, ГИБДД) по вопросам, связанным с обеспечением деятельности компании.

- Осуществляет мониторинг профессионализма, мотивации и лояльности подчиненных сотрудников.

Отдельно следует отметить, что компания готовится в ближайшее время к переезду в новый офис, и, соответственно, наряду с перечисленными обязанностями выше большую часть в работе административного директора займет подготовка к этому мероприятию, а именно:

- Ответственность за подготовку бюджета, его обоснование на планировку, строительные работы, обеспечение необходимыми коммуникациями и переезд.

- Организация проектных работ планировки офиса с учетом корпоративного стиля и взаимодействие с проектными организациями.

- Планировка с учетом распределения людей по площадям на основе внутренних связей, требований законодательства и эргономики.

- Организация и контроль строительных работ по планировке офиса.

- Прием строительных работ от подрядчика.

- Контроль обеспечения нового офиса всеми необходимыми коммуникациями, в том числе Интернет и телефония.

- Обеспечение нового офиса мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда.

- Организация с учетом специфики работы подразделений эффективного и минимального по временным и материальным затратам переезда сотрудников на новые подготовленные рабочие места.

Кандидат.

Идеальным кандидатом на должность административного директора является российский профессионал, предположительно мужчина 40 лет, имеющий доказанный
и проверяемый успешный опыт административно-хозяйственного управления объектами коммерческой недвижимости или управления административно-хозяйственным отделом крупной компании.

Образование.

Кандидат должен обладать высшим образованием.

Опыт работы.

Кандидат должен иметь доказанный и проверяемый успешный опыт работы в качестве руководителя административно-хозяйственного подразделения не менее 7 лет.

Личные качества.

С точки зрения личных качеств кандидат должен демонстрировать хладнокровие, целеустремленность, спокойствие, хорошие коммуникационные навыки и способность без эмоций решать сложные проблемы в любой обстановке. Также важны хорошие аналитические способности, умение планировать и заранее предусмотреть возможные подводные камни.

Компенсационный пакет.

Предполагаемый компенсационный пакет административного директора состоит из заработной платы от 5 до 8 тыс. долл. в месяц, а также других способов поощрения, принятых в компании.

Подписано в печать
25.12.2007