В казну.ру Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

Кассовые операции: ошибки, допускаемые в работе с подотчетными лицами

Кассовые операции: ошибки, допускаемые в работе
с подотчетными лицами

Об ошибках, допускаемых бухгалтерами и самими подотчетными лицами при совершении кассовых операций, говорили и писали много, тем не менее, как показывают результаты проверок, контрольно-ревизионные органы все равно находят нарушения законодательства при проверке данного участка. В статье рассмотрены ошибки, допускаемые бухгалтерами при выдаче и возврате подотчетных сумм.

Выдача подотчетных сумм

При выдаче подотчетных сумм могут быть выявлены следующие нарушения:

Отсутствует приказ руководителя, в котором поименованы работники, имеющие право получать денежные средства в подотчет из кассы организации. В нем не указан срок и цели выдачи подотчетных сумм. Несоответствие фактических целей выдачи подотчетных сумм поименованным в приказе руководителя. Например, работник
согласно приказу руководителя может получать денежные средства из кассы на оплату расходов по сотовой связи, а ему были выданы денежные средства на приобретение хозяйственных материалов.

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций, доведенного Письмом ЦБ РФ от 04.11.1993 N 18 (далее - Порядок), выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. В случае если в учреждении согласно приказу руководителя одно подотчетное лицо получает денежные средства по разным статьям (подстатьям) кодов бюджетной классификации (КБК), то, как правило, на день выдачи аванса по одной статье КБК у него имеется задолженность по другой статье (статьям) КБК. Если дословно трактовать вышеуказанный пункт, то можно сделать вывод о том, что при наличии задолженности подотчетного лица хотя бы по одной статье КБК аванс из кассы не выдается. Но напрямую это в п. 11 Порядка не сказано. В связи с этим многие бюджетные учреждения поступают следующим образом. Приказом руководителя, в котором указаны ФИО и должности сотрудников, получающих из кассы учреждения денежные средства в подотчет, предусматривается возможность получения аванса, если за данным лицом нет задолженности по статье КБК, по которой он берет аванс. При этом не важно, имеется у такого лица задолженность по другой статье КБК или нет. При наличии данного приказа контрольно-ревизионные органы в ходе проверки, как правило, не расценивают этот факт как нарушение.

Работники, получающие денежные средства на командировку, в данном приказе не указываются. Денежные средства выдаются им в подотчет на основании приказа руководителя о направлении работников в командировку и их заявлений (п. 2 Инструкции Госкомитета СССР по
труду и социальным вопросам, Всесоюзного центрального совета профсоюзов от 07.04.1988 N 62 “О служебных командировках в пределах СССР“).

Срок выдачи подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя (п. 11 Порядка). Лица, направляемые в командировку, получают денежные средства в подотчет за три рабочих дня.

Заявление работника на выдачу подотчетных сумм отсутствует или оформлено ненадлежащим образом.

В соответствии с п. 155 Инструкции N 25н*(1) авансы выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя. В заявлении указывается назначение аванса и срок, на который он выдается. Бухгалтер учреждения на заявлении о выдаче сумм под отчет проставляет соответствующий счет аналитического учета счета 208 00 000 “Расчеты с подотчетными лицами“ и делает отметку об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам. Отметка делается в виде штампа “Задолженность отсутствует“, на нем предусмотрено место для проставления даты, на которую отсутствует задолженность подотчетного лица. Эта дата должна совпадать с датой составления расходно-кассового ордера на выдачу аванса или перерасхода.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам заявлениях имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна (п. 14 Порядка).

Форма расходно-кассового ордера, по которому выдавались деньги в подотчет, не соответствует его унифицированной форме.

Все бухгалтерские записи, в том числе связанные с обеспечением расчетов с подотчетными лицами, оформляются первичными документами (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете“, ст. 313 НК РФ).

В соответствии с п. 12 Порядка кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденными Госкомстатом по согласованию с ЦБ РФ и Минфином. На сегодняшний день действует Постановление
Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету инвентаризации“. Причем от применения разработанной на законодательном уровне формы документа отказаться нельзя (письма Минфина РФ от 15.08.2006 N 03-03-04/1/628, УФНС по г. Москве от 16.08.2006 N 20-12/72393).

Выдача подотчетному лицу денежных средств оформляется Расходным кассовым ордером (ф. КО-2) (РКО), к которому прилагается заявление работника на получение из кассы аванса или перерасхода. Возврат в кассу подотчетной суммы или ее части оформляется Приходным кассовым ордером (ф. КО-1).

Работнику выданы в подотчет денежные средства, хотя он не отчитался по ранее полученному авансу.

Не допускается выдавать в подотчет денежные средства, если работник не отчитался по ранее выданному авансу (п. 11 Порядка).

Подотчетные суммы переданы одним работником другому.

Подотчетное лицо не вправе передавать полученные в подотчет денежные средства другому работнику (п. 11 Порядка).

Выдана подотчетная сумма свыше 100 000 руб. на оплату договора, заключенного с организацией.

Расчеты между юридическими лицами, юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем в рамках одного договора не должны превышать 100 000 руб. (Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У “О предельном размере расчета наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя“). Следует отметить, что данное ограничение распространяется только на сумму 100 000 руб. в пределах одного договора, заключенного с юридическим лицом, каких-либо временных ограничений при осуществлении расчетов наличными деньгами (например, один рабочий день) ЦБ РФ не устанавливает. Срок действия договора и периодичность проведения расчетов в соответствии с ним значения не имеют. Таким образом, подотчетному лицу из кассы учреждения не могут быть выданы денежные
средства для оплаты договора, заключенного с юридическим лицом, если стоимость договора превышает 100 000 руб.

Отсутствует договор с лицом, не являющимся работником организации, которому выданы из кассы денежные средства под отчет.

Согласно п. 16 Порядка выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Часто такие договоры с работниками не заключаются.

Кассир выдает деньги только лицу, указанному в расходном кассовом ордере (с которым заключен договор) или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в ордере после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтер указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если деньги выдаются по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: “По доверенности“. Выдача денег по доверенности производится в соответствии с требованиями, предусмотренными в п. 15 Порядка. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Периодически бухгалтеры учреждений образования, подведомственных Минздравсоцразвития, задают проверяющим следующий вопрос: можно ли на поездку на олимпиаду или научные конференции выдавать в подотчет денежные средства их участникам - учащимся учреждений образования? Могут ли учащиеся в таком случае выступать как подотчетные лица, если нет, то как быть в данной ситуации?

В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель возмещает своим работникам при направлении их в командировки расходы по установленному в данной статье перечню. Нормы трудового законодательства распространяются только на тех лиц, которые состоят в трудовых отношениях с работодателями, то есть с которыми заключен трудовой договор. Лица, с которыми
трудовой договор не заключен, не могут быть направлены в командировки и, соответственно, им не могут выдаваться и возмещаться командировочные расходы. Казалось бы, заключили с учащимися трудовой договор на участие в олимпиадах, научных конференциях, и нет никаких проблем в отношении выдачи им из кассы учреждения денежных средств на командировочные расходы. Однако это не так. Нельзя оставить без внимания ст. 268 ТК РФ, которая устанавливает возрастные ограничения для направления работников в командировку. В ней предусмотрен перечень должностей работников, которые направляются в командировки независимо от их возраста, но учащиеся образовательных учреждений в нем не поименованы. Таким образом, учащиеся в возрасте до 18 лет не могут быть направлены в командировку, а следовательно, выступать подотчетными лицами. Если возраст учащегося превышает 18 лет, он может являться подотчетным лицом при наличии заключенного с ним трудового договора.

В случае если участникам данных мероприятий еще не исполнилось 18 лет, предлагаем следующий вариант решения данной проблемы, на наш взгляд, наиболее оптимальный. Приказом руководителя назначается лицо (лица), ответственное за сопровождение учащихся к месту проведения мероприятий и обратно. Данное лицо должно быть работником организации, с которым заключен трудовой договор. В этом случае оно будет являться подотчетным лицом и именно ему согласно утвержденному руководителем списку участников мероприятий будут выдаваться из кассы денежные средства на командировочные расходы.

Возврат подотчетных сумм

Здесь контрольные органы выявляют следующие нарушения:

Подотчетные суммы возвращены не в установленный срок. Например, подотчетное лицо обязано согласно приказу руководителя отчитаться за взятые в подотчет денежные средства в течение трех рабочих дней, а отчиталось по истечении четырех рабочих дней.

Как уже было отмечено, подотчетное лицо обязано вернуть взятые денежные
средства либо отчитаться за них в срок, установленный руководителем организации (п. 11 Порядка). Что касается сумм, выданных на командировочные расходы, то по ним работник обязан отчитаться не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки.

Авансовый отчет оформлен не в соответствии с установленными к нему требованиями.

Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют Авансовый отчет (ф. 0504049 *(2)) (п. 155 Инструкции N 25н). К нему прилагаются (первичные) документы, подтверждающие произведенные расходы, которые нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале по расчетам с подотчетными лицами (ф. 0504071) либо в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051). Но, как показывает практика, обычно в этих целях используется журнал.

Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы не соответствуют предъявляемым к ним требованиям.

Как правило, документами, подтверждающими понесенные расходы, являются кассовые и товарные чеки. В случае если в кассовом чеке не отражено, за что производилась плата, к нему должен быть приложен товарный чек, в котором указывается направление использования денежных средств. Бухгалтеру при проверке авансовых отчетов необходимо обращать внимание на следующее:

- даты, наименование организации на кассовом и товарном чеках должны совпадать, кроме того, даты не должны приходиться на субботу, воскресенье или праздничный день. В случае если подотчетное лицо согласно представленным документам приобрело материальные ценности в такой день, оно в письменной форме указывает причину совершения расхода подотчетных сумм в этот день;

- в товарном чеке должны быть заполнены все реквизиты согласно имеющимся данным (прописью написана общая сумма товарного чека, а также должна стоять подпись кассира, печать организации);

- товарный чек должен содержать конкретный
перечень приобретенных подотчетным лицом материальных ценностей, а не обобщающее их наименование (“хозяйственные товары“, “канцелярские товары“), их количество и стоимость. В случае если подотчетное лицо представило товарный чек, в котором указано обобщающее наименование, на его обратной стороне необходимо перечислить, что именно из хозяйственных или канцелярских товаров этим лицом было приобретено. Данная подотчетным лицом расшифровка приобретенных материальных ценностей подтверждается его подписью;

- КБК выданного аванса должен соответствовать КБК произведенных расходов.

Все приложенные к авансовому отчету документы должны быть пронумерованы согласно произведенным записям. После того, как авансовый отчет проверен, он утверждается руководителем учреждения или уполномоченным лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке. Причем дата утверждения авансового отчета руководителем организации является датой признания расходов на командировки, содержание служебного транспорта, представительских расходов и иных подобных расходов не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Получение материальных ценностей подотчетным лицом

Следует отметить, редко, но все же проверяется, как в учреждении ведется журнал учета выдачи доверенностей, а также оформление и выдача самих доверенностей*(3).

Материальные ценности, отпускаемые поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению учреждению, может получать подотчетное лицо. В этом случае оно действует на основании доверенности, порядок выдачи которой работнику организации установлен гражданским законодательством.

В соответствии с п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Пунктом 5 данной статьи установлено, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами,
с приложением печати этой организации.

Доверенность оформляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю. Он обязан не позднее следующего дня после каждого получения ценностей, независимо от того, получены ли товарно-материальные ценности по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию предприятия, организации, учреждения или централизованную бухгалтерию документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей (п. 7 Инструкции N 17).

После того, как материальная ценность получена, подотчетное лицо приносит в организацию документ (накладную), подтверждающий ее получение, и в журнале учета доверенности ставится соответствующая пометка с указанием номера и даты накладной. Кроме того, оформляется приходный ордер, подтверждающий передачу полученных материальных ценностей подотчетным лицом материально ответственному лицу учреждения.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшей их организации (на следующий день после истечения срока действия доверенности).

О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе “Отметки о выполнении поручений“). Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью “не использована“ и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие неиспользованные доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта.

Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.

В журнале учета доверенностей, до начала выдачи из него доверенностей, должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжки за подписью главного (старшего) бухгалтера дается надпись “В настоящей книжке пронумеровано ________ листов“. Количество листов указывается прописью (п. 6 Инструкции N 17).

А. Павелин,

эксперт журнала “Бюджетные учреждения здравоохранения:

бухгалтерский учет и налогообложение“


“Бюджетные учреждения здравоохранения:
бухгалтерский учет и налогообложение“, N 6, июнь 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Приказ Минфина РФ от 10.02.2006 N 25н “Об утверждении Инструкции по бюджетному учету“.

*(2) Приказ Минфина РФ от 23.09.2005 N 123н “Об утверждении форм регистров бюджетного учета“.

*(3) Форма журнала учета выданных доверенностей, форма доверенности и порядок ее заполнения утверждены Инструкцией Минфина РФ от 14.01.1967 N 17 “О порядке выдачи доверенности на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности“ (далее - Инструкция N 17).