Ведение трудовых книжек (Начало)
“Отдел кадров“, 2008, N 2
ВЕДЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
Трудовые книжки представляют собой неотъемлемый атрибут деятельности работодателя. Вместе с тем вопросы, касающиеся порядка их выдачи, учета и хранения, перечня вносимых сведений, и другие аспекты ведения трудовых книжек нередко вызывают серьезные затруднения. В настоящей статье предлагается рассмотреть наиболее актуальные проблемы, связанные с трудовыми книжками, в соответствии с действующим законодательством в данной области.
Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Поэтому вполне логично, что в соответствии со ст. 65 ТК РФ трудовая книжка - это документ, обязательный для предъявления при поступлении на работу, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. Именно трудовая книжка позволяет работодателю сделать вывод о профессиональном опыте лица. Предполагается, что она предоставляется всегда лицом, устраивающимся на работу, кроме уже указанных случаев. Однако помимо этого трудовая книжка может также отсутствовать вследствие ее утраты, повреждения либо по иным подобным причинам. В таких ситуациях ТК РФ предписывает работодателю по письменному заявлению лица, поступающего на работу и утратившего трудовую книжку, в котором обязательно должна быть указана причина ее отсутствия, оформить новую трудовую книжку.
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей регламентируются подзаконными нормативными правовыми актами. Основными документами являются Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках“ <1>, утвердившее форму трудовой книжки, форму вкладыша в нее и Правила ведения и хранения трудовых книжек, и Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек“. Рассмотрим основные положения указанных документов.
--------------------------------
<1> Действует в редакции Постановления Правительства РФ от 19.05.2008 N 373.
Работодатель, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, ведет трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа для данного сотрудника является основной. Соответственно, работодатель - физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.
Внимание! Порядок оформления приема на работу, изложенный в ст. 68 ТК РФ, обязателен как для работодателя - юридического лица, так и для работодателя - индивидуального предпринимателя. В Письме Роструда от 31.10.2007 N 4414-6 особое внимание обращается на то, что работодатели - индивидуальные предприниматели издают локальные нормативные акты (приказы об утверждении штатного расписания, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка и др.), а также индивидуальные правовые акты (приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска, увольнении и др.). Таким образом, ссылка должна быть сделана на соответствующий приказ.
Оформление трудовых книжек
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
а) ФИО, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи выдать работнику заверенную в установленном порядке копию трудовой книжки или выписку из нее.
Сведения, вносимые в трудовые книжки
Сведения о работнике. Сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:
- фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);
- запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);
- запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);
- профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.
Прием на работу. В графе 3 раздела “Сведения о работе“ трудовой книжки в виде заголовка указываются полное, а также сокращенное (при его наличии) наименования организации.
Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.
В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае если согласно федеральным законам с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным квалификационными справочниками.
Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.
Пример 1.
N
записи Дата Сведения о приеме на работу,
переводе на другую постоянную
работу, квалификации, увольнении
(с указанием причин и ссылкой
на статью, пункт закона) Наименование,
дата и номер
документа,
на основании
которого внесена
запись
число месяц год
1 2 3 4
... ... ... ... ... ...
Закрытое акционерное общество
“Эдельвейс“
ЗАО “Эдельвейс“
1 28 мая 2008 Принят на работу в должности Приказ от
слесаря-ремонтника 28.05.2008 N 5
Изменения в процессе работы. Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т.п.), то в установленном порядке производится соответствующая запись.
Установление работнику второй и последующей профессий, специальностей или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия “электромонтер“ с присвоением 3-го разряда. В этом случае в трудовой книжке:
- в графе 1 раздела “Сведения о работе“ ставится порядковый номер записи;
- в графе 2 указывается дата установления второй профессии;
- в графе 3 делается запись: “Установлена вторая профессия “электромонтер“ с присвоением 3-го разряда“;
- в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.
Если за время работы работника наименование организации изменяется, то отдельной строкой в графе 3 раздела “Сведения о работе“ трудовой книжки делается запись: “Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то“, а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Пример 2.
N
записи Дата Сведения о приеме на работу,
переводе на другую постоянную
работу, квалификации, увольнении
(с указанием причин и ссылкой
на статью, пункт закона) Наименование,
дата и номер
документа,
на основании
которого внесена
запись
число месяц год
1 2 3 4
... ... ... ... ... ...
5 30 мая 2008 Установлена вторая профессия Удостоверение
“электромонтер“ с присвоением N 345 выдано
3-го разряда 30.05.2008
Прекращение трудового договора. Записи о причинах прекращения трудового договора вносятся в трудовую книжку в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и делаются в последний рабочий день.
Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
- в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора);
- в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником. Например, при прекращении трудового договора с работником в связи с сокращением штата работников 10.10.2007 определено последним днем его работы. В трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела “Сведения о работе“ ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (10.10.2007), в графе 3 делается запись: “Трудовой договор расторгнут по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации“, в графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении.
При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон), в трудовую книжку вносится запись о прекращении трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи. Например: “Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации“ или “Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации“.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ либо указываются иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством. Например: “Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации“ или “Трудовой договор расторгнут в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 12 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации“.
При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ. Например: “Трудовой договор расторгнут в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации“ или “Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации“.
При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным ТК РФ или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ или иного федерального закона. Например: “Трудовой договор расторгнут в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации“.
При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: “Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации“ или “Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации“.
Что касается заполнения сведений об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность), то здесь существуют следующие особенности.
При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела “Сведения о работе“ трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.
При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела “Сведения о работе“ делается запись о том, что работник принят (назначен) в порядке перевода.
При прекращении трудового договора в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: “Трудовой договор расторгнут в связи с переходом на выборную работу (должность) в (наименование организации), пункт 5 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации“.
На новом месте работы после указания полного, а также сокращенного (при его наличии) наименований выборного органа в графе 3 раздела “Сведения о работе“ трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) выбран работник, а в графе 4 отражается решение выборного органа, дата и номер его принятия.
Если же прекращается трудовой договор с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или осуществлять определенную деятельность и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какую деятельность осуществлять). В трудовые книжки лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ, запись о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж вносится следующим образом. В разделе “Сведения о работе“ трудовой книжки:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- в графе 2 указывается дата внесения записи;
- в графе 3 делается запись: “Время работы с 07.09.2007 по 08.07.2008 не засчитывается в непрерывный трудовой стаж“;
- в графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.
Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись делается в трудовых книжках по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел. При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.
Пример 3.
N
записи Дата Сведения о приеме на работу,
переводе на другую постоянную
работу, квалификации, увольнении
(с указанием причин и ссылкой
на статью, пункт закона) Наименование,
дата и номер
документа,
на основании
которого внесена
запись
число месяц год
1 2 3 4
... ... ... ... ... ...
7 24 апреля 2008 Трудовой договор расторгнут по Приказ от
инициативе работника в соответствии 24.04.2008 N 19
с пунктом 3 части 1 статьи 77
Трудового кодекса Российской
Федерации
Другие сведения, вносимые в трудовую книжку
В трудовую книжку по месту работы с указанием соответствующих документов также вносятся записи:
а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом от 28.03.1998 N 53-ФЗ “О воинской обязанности и военной службе“, а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;
б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров.
Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. При этом:
- в графе 1 раздела “Сведения о работе“ трудовой книжки ставится порядковый номер записи;
- в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя;
- в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
- в графе 4 отражается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.
В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.
При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа. Так, в графе 3 раздела “Сведения о работе“ производится запись: “Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года“, в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.
В трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги, а именно:
- о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
- о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;
- о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.
Порядок внесения сведений о награждении следующий:
- в графе 3 раздела “Сведения о награждении“ трудовой книжки в виде заголовка указываются полное, а также сокращенное (при его наличии) наименования организации;
- в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);
- в графе 2 указывается дата награждения;
- в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;
- в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.
Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовых книжках не делаются.
Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Трудовые книжки ведутся на государственном языке РФ, то есть на русском языке, а на территории республики в составе РФ, установившей свой государственный язык, трудовые книжки могут оформляться как на государственном языке РФ, так и на государственном языке этой республики.
(Окончание см. “Отдел кадров“, 2008, N 3)
А.В.Зобова
Эксперт журнала
“Отдел кадров“
Эксперт журнала
“Отдел кадров“
Подписано в печать
22.07.2008