Служебная командировка: порядок предоставления и оформления (Продолжение)
“Отдел кадров бюджетного учреждения“, 2009, N 2
СЛУЖЕБНАЯ КОМАНДИРОВКА: ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ
(Продолжение. Начало см. “Отдел кадров бюджетного учреждения“, 2009, N 1)
В прошлом номере журнала “Отдел кадров бюджетного учреждения“ подробно рассказывалось о том, что такое служебная командировка, какова правовая база, регламентирующая данный вопрос, как правильно оформить необходимые кадровые документы. Также было сказано, что работнику выдается аванс на командировочные расходы. В данной статье рассмотрим, какие расходы возмещаются работнику в связи с командировкой в пределах территории РФ и за ее пределами, есть ли отличия в возмещении расходов работникам коммерческих и бюджетных организаций, в каком порядке возмещаются расходы работнику-совместителю.
Возмещение расходов, связанных со служебными командировками
В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Для оплаты указанных расходов работнику при направлении в командировку выдается денежный аванс.
Согласно п. 12 Положения <1> расходы по проезду работника к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы, а также по проезду из одного населенного пункта в другой (если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах) включают:
- расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;
- страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;
- оплата услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
--------------------------------
<1> Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 “Об особенностях направления работников в служебные командировки“.
Примечание. Ранее действовало положение п. 12 Инструкции <2>, согласно которому работнику возмещались расходы по проезду к месту командировки и обратно в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси). В настоящее время, как было указано выше, п. 12 Положения говорит о возмещении расходов по проезду транспортом общего пользования.
--------------------------------
<2> Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 “О служебных командировках в пределах СССР“.
Вопрос о возмещении командированному работнику затрат на проезд в такси остается до сих пор открытым. В Письме Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47, носящем разъяснительный характер, сказано, что возможно уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму расходов на проезд работника на такси при следовании к месту командировки и обратно при условии их соответствия требованиям ст. 252 НК РФ. При этом обязанность проверки экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов возложена на налоговые органы. Указанные расходы должны быть подтверждены документально.
При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта (п. 13 Инструкции).
Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории РФ возмещаются работникам (кроме случаев предоставления бесплатного жилого помещения) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом (п. 14 Положения).
Суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения). Аналогичное положение содержится и в п. 15 Инструкции, который Определением ВС РФ N КАС05-151 <3> был признан не противоречащим законодательству. ВС РФ обосновал свою позицию тем, что выплата суточных производится в целях покрытия личных расходов работника на срок служебной командировки и обусловлена проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов. Вместе с тем при однодневной командировке за работником сохраняется средний заработок, оплачивается проезд к месту командировки и обратно, возмещаются расходы по найму жилого помещения.
--------------------------------
<3> Определение ВС РФ от 26.04.2005 N КАС05-151 “Об оставлении без изменения решения Верховного Суда РФ от 04.03.2005 N ГКПИ05-147, которым было оставлено без удовлетворения заявление о признании недействительным первого предложения пункта 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 “О служебных командировках в пределах СССР“.
Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха. Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 11 Положения).
Согласно п. 23 Положения при направлении работника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:
- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
- иные обязательные платежи и сборы.
Иные расходы, связанные с командировками, возмещаются в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом. Работник должен представить документы, подтверждающие эти расходы.
Примечание. За период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, за работником сохраняется средний заработок за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения).
Возмещение расходов при направлении
в командировку совместителя
Порядок документального оформления направления в командировку совместителя ничем не отличается от оформления направления в командировку работника, занимающего в организации основное место работы. Однако многие вопросы законодательством четко не определены. Согласно п. 9 Положения работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. Соответственно, другим работодателем это время не оплачивается. Представляется верным, что в этом случае работнику необходимо оформить отпуск без сохранения заработной платы. Вместе с тем предоставление работнику отпуска без сохранения заработной платы тогда будет правом, а не обязанностью работодателя, что следует из ст. 128 ТК РФ: по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем. Поэтому работник должен заранее предупредить работодателя по основному месту работы о направлении его по второму месту работы в командировку. Если основной работодатель не предоставил такой отпуск, а работник по месту работы по совместительству был направлен в командировку, отсутствие его на основной работе может быть расценено как прогул.
Если работник направляется в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними (п. 9 Положения).
Возмещение расходов работникам организаций,
финансируемых из федерального бюджета
Для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, определены Постановлением Правительства РФ N 729 <4>. В частности, в соответствии с п. 1 подлежат возмещению:
1) расходы по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки;
2) расходы на выплату суточных - в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;
3) расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:
- железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
- водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
- воздушным транспортом - в салоне экономического класса;
- автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);
- при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости проезда. А именно: железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда; водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения; автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.
--------------------------------
<4> Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 “О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета“.
Возмещение расходов производится организациями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки. При использовании указанных ассигнований в полном объеме, а также в случае осуществления расходов в размерах, превышающих указанные выше, или осуществления иных связанных со служебными командировками расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя, - за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание.
При командировании работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, на территории иностранных государств расходы по найму жилого помещения возмещаются в пределах, установленных Приказом Минфина России N 64н <5>, а размер и порядок выплаты суточных указаны в Постановлении N 812 <6>.
--------------------------------
<5> Приказ Минфина России от 02.08.2004 N 64н “Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета“.
<6> Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 “О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета“.
При выплате суточных работнику, направленному в служебную командировку на территорию иностранного государства, следует помнить следующее:
- согласно п. 4 Постановления N 812 за время нахождения работника в пути суточные выплачиваются при проезде по территории РФ - в порядке и размерах, установленных для служебных командировок в пределах территории РФ, а при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, установленных Постановлением N 812;
- при следовании работника с территории РФ день пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ день пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях (п. 5);
- при направлении работника в служебную командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между иностранными государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (п. 5);
- в случае вынужденной задержки в пути суточные за это время выплачиваются по решению работодателя, представителя нанимателя или уполномоченного им лица при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки (п. 6);
- работнику, выехавшему в служебную командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% суточных, установленных Постановлением N 812 (п. 7);
- если в период служебной командировки работник обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных в иностранной валюте не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанному работнику иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет ему за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает ему суточные в иностранной валюте в размере 30% суточных (включая надбавки), установленных Постановлением N 812 (п. 7).
Отметим также особенности оформления служебных командировок при направлении указанных работников на территорию иностранного государства. В соответствии с п. 3 Постановления N 812 работодателем должен быть оформлен приказ или распоряжение. Командировочное удостоверение оформляется только в случае командирования в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы. Отметки о пересечении границ соответствующих государств проставляются в командировочном удостоверении, оформляемом так же, как командировочное удостоверение при служебной командировке в пределах территории РФ (п. 6).
При направлении в командировку на территорию других иностранных государств командировочное удостоверение не оформляется. Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и при следовании на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте, служебном паспорте или дипломатическом паспорте работника (п. 5).
В отношении различных бюджетных организаций приняты ведомственные нормативные акты, устанавливающие порядок направления в командировку и возмещения связанных с этим расходов. Большинство положений данных документов корреспондируют рассмотренным выше нормам. Однако есть и особенности, о которых подробнее будет рассказано в следующем номере журнала.
(Окончание см. “Отдел кадров бюджетного учреждения“, 2009, N 3)
Е.Л.Новицкая
Эксперт журнала
“Отдел кадров
бюджетного учреждения“
Подписано в печать
05.02.2009