В казну.ру Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

Причины отказа в возмещении расходов по выплате пособий

“Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение“, 2010, N 4

Причины отказа в возмещении расходов по выплате пособий

В ФСС были подведены итоги камеральных проверок учреждений по признанию расходов на выплату пособий в связи с временной нетрудоспособностью и материнством. Фондом были названы причины отказа в возмещении расходов по этим пособиям. В данной статье выделим основные из них.

Согласно п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ “Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством“ (далее - Федеральный закон N 255-ФЗ) территориальные органы ФСС проводят камеральные и выездные проверки правильности осуществления страхователем расходов на выплату страхового
обеспечения.

В случае выявления расходов на выплату страхового обеспечения, произведенных учреждениями с нарушением законодательства РФ об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, не подтвержденных документами, осуществленных на основании неправильно оформленных или выданных с нарушением установленного порядка документов, территориальный орган ФСС, проводивший проверку, выносит решение о непринятии таких расходов к зачету в счет уплаты страховых взносов в ФСС (п. 4 ст. 4.7 Федерального закона N 255-ФЗ).

В большинстве случаев непринятие расходов по выдаче пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством происходит:

- из-за неточностей в оформлении листков нетрудоспособности;

- из-за представления неполного пакета документов при назначении пособий в связи с материнством;

- из-за ошибок в расчете сумм пособий.

Предлагаем рассмотреть причины, по которым расходы не принимаются к возмещению за счет средств социального страхования по указанным выше основаниям.

Неточности в оформлении листков нетрудоспособности

Как было указано выше, работники территориальных органов ФСС при проверках обращают внимание на оформление листков нетрудоспособности и в случае нарушения порядка их заполнения отказывают в принятии расходов.

Лечебные учреждения при выдаче листков нетрудоспособности допускают такие нарушения, как: незаполнение всех обязательных реквизитов, неправильное оформление исправлений и наличие более двух исправлений, выдача больничного на срок, превышающий установленный.

Заполнение листка нетрудоспособности.Бухгалтеру при принятии листка нетрудоспособности следует обращать внимание на правильность его оформления. Поэтому напомним, какая информация должна быть указана в каждом реквизите листка нетрудоспособности.

Согласно п. 60 Порядка выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 01.08.2007 N 514 (далее - Порядок N 514), при заполнении лицевой стороны листка нетрудоспособности должны быть сделаны
следующие пометки и заполнены следующие реквизиты:

- в строке “Первичный - продолжение листка N“ должно присутствовать соответствующее подчеркивание и должен быть указан номер первичного листка нетрудоспособности;

- в строке “Наименование и адрес лечебного учреждения или его штамп“ нужно отразить требуемые данные;

- в строке “Код медицинской организации“ - код медицинской организации по ОКПО - Общероссийскому классификатору предприятий и организаций;

- в строке “Выдан“ - число, месяц (прописью) и год выдачи листка нетрудоспособности;

- в строке “Фамилия, имя, отчество нетрудоспособного“ - фамилия, имя и отчество нетрудоспособного полностью;

- в строке “Возраст“ - число полных лет;

- в графе “Муж. Жен.“ должно быть соответствующее подчеркивание;

- в строке “Место работы“ следует отразить полное или сокращенное наименование организации;

- в строке “Основное/по совместительству“ - в случае если гражданин работает у нескольких работодателей (по совместительству), на первом листке нетрудоспособности подчеркивается слово “основное“, на остальных листках нетрудоспособности подчеркивается слово “по совместительству“ и указывается серия и номер листка нетрудоспособности, выданного для представления по основному месту работы; в случае если гражданин работает у одного работодателя, слово “основное“ не подчеркивается;

- в строке “Указать причину нетрудоспособности“ подчеркивается причина нетрудоспособности (заболевание, травма, профзаболевание или его обострение, несчастный случай на производстве или его последствия, уход за больным членом семьи, карантин, поствакцинальное осложнение, долечивание в санатории, отпуск по беременности и родам) и делается запись, повторяющая подчеркнутую причину нетрудоспособности. Дополнительно указываются сведения о протезировании. При изменении причины нетрудоспособности отражается дата изменения;

- в строке “Режим“ указывается вид предписанного лечебно-охранительного режима: стационарный, амбулаторный, санаторный;

- в строке “Отметки о нарушении режима“ отражается дата нарушения, его вид (несоблюдение предписанного режима, несвоевременная явка на прием к врачу, выход на работу без выписки, самовольный уход из стационара, выезд на лечение в другой административный район без разрешения лечащего врача, отказ от направления или несвоевременная явка в учреждение МСЭ и другое) и ставится подпись лечащего врача. Если нарушений режима не было, данная графа не заполняется.

В таблице “Освобождение от работы“ листка нетрудоспособности указывается:

- в графе “С какого числа“ арабскими цифрами - число, месяц и год, с которого работник освобожден от работы;

- в графе “По какое число включительно“ прописью - число и месяц включительно, по которое работник был освобожден от работы;

- в графах “Специальность и фамилия врача“ и “Подпись врача“ - специальность врача, его фамилия и ставится подпись.

В правом верхнем и нижнем углах бланка листка нетрудоспособности при выписке сотрудника учреждения на работу или продлении листка нетрудоспособности должна стоять печать медицинской организации (п. 75 Порядка N 514).

Наличие исправлений в листках нетрудоспособности.Принимая от работника листок нетрудоспособности, в который внесены исправления, нужно обращать внимание на правильное их оформление. Так, исправленный или зачеркнутый текст должен быть подтвержден записью “Исправленному верить“, подписью лечащего врача и печатью медицинской организации. Оттиски печатей и штампов медицинской организации должны быть четкими и соответствовать названию, указанному в уставе медицинской организации (п. 58 Порядка N 514).

Листки нетрудоспособности, в которые внесены исправления, могут быть приняты для расчета пособия по
временной нетрудоспособности, если в них внесено не более двух исправлений, в противном случае расходы по выплате пособий по таким листкам не будут приняты к возмещению.

Ограничения продолжительности сроков, на которые выдаются листки нетрудоспособности.Порядком N 514 установлены ограничения в сроках, на которые производится выдача работникам листков нетрудоспособности по каждому из оснований, подтверждающих их временное освобождение от работы:

- при заболеваниях, травмах и отравлениях и иных состояниях, связанных с временной потерей трудоспособности;

- на период долечивания в санаторно-курортных учреждениях;

- при уходе за больным членом семьи;

- на время карантина;

- на время протезирования в условиях стационара;

- при отпуске по беременности и родам;

- при усыновлении ребенка.

Например, при амбулаторном лечении заболеваний (травм), отравлений и иных состояний, связанных с временной потерей гражданами трудоспособности, медицинский работник единолично выдает листок нетрудоспособности единовременно на срок до 10 календарных дней (до следующего осмотра гражданина медицинским работником) и единолично продлевает его на срок до 30 календарных дней. При сроках временной нетрудоспособности, превышающих 30 календарных дней, листок нетрудоспособности выдается по решению врачебной комиссии (п. 12 Порядка N 514).

Врачи, занимающиеся частной медицинской практикой, при сроке временной нетрудоспособности, превышающем 30 календарных дней, также должны направлять гражданина на врачебную комиссию в медицинскую организацию по месту его прикрепления или регистрации по месту жительства (по месту пребывания, временного проживания) для продления листка нетрудоспособности (п. 14 Порядка N 514).

Поэтому если листок нетрудоспособности изначально выдан на срок, превышающий 10 календарных дней, или продлен на срок свыше 30 календарных дней без решения врачебной
комиссии, то такой больничный лист не должен приниматься к производству.

Недостатки в оформлении документов для назначения пособий в связи с материнством

В учреждениях допускаются нарушения в документальном оформлении назначения пособий в связи с материнством, что также может привести к непринятию органами ФСС расходов к возмещению.

Отсутствие при назначении пособий справок с места работы второго родителя об их неполучении. Порядок и условия назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 N 1012н (далее - Порядок N 1012н). В Порядке N 1012н перечислены обязательные документы, которые должны быть представлены в учреждение для назначения и выплаты пособий в связи с материнством.

Например, пп. “в“ п. 28 Порядка N 1012н установлено, что для назначения и выплаты единовременного пособия при рождении ребенка, в частности, представляется справка с места работы (службы, органа социальной защиты населения по месту жительства ребенка) другого родителя о том, что пособие не назначалось, - в случае если оба родителя работают (служат), а также если один из родителей ребенка не работает (не служит) или обучается по очной форме обучения в образовательных учреждениях начального профессионального, среднего профессионального и высшего профессионального образования и учреждениях послевузовского профессионального образования, а другой родитель ребенка работает (служит).

Подпунктом “д“ п. 54 Порядка N 1012н также предусмотрено, что при назначении ежемесячного пособия по уходу за ребенком необходимо наличие справки с места работы (службы) отца (матери, обоих родителей) ребенка о том, что он (она, они) не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает пособия, а в случае, если отец (мать, оба родителя) ребенка не работает (не служит)
либо обучается по очной форме обучения в образовательных учреждениях начального профессионального, среднего профессионального и высшего профессионального образования и учреждениях послевузовского профессионального образования, представляется справка из органов социальной защиты населения по месту жительства отца, матери ребенка о неполучении ежемесячного пособия по уходу за ребенком (для одного из родителей в соответствующих случаях), а также для лиц, фактически осуществляющих уход за ребенком вместо матери (отца, обоих родителей) ребенка.

Поэтому игнорирование указанных требований приведет учреждение к негативным последствиям.

Копии документов не заверены в установленном порядке. В соответствии с п. 5 Порядка N 1012н лицам, имеющим право на получение детских пособий, разрешено представлять заявление о назначении пособия и копии документов, являющихся основанием для его получения, по почте. В этом случае соответствие копий документов их подлинникам должно быть засвидетельствовано в установленном законом порядке, то есть нотариально.

Поэтому наличие приложенных к заявлению копий документов, не заверенных нотариусом, приведет к тому, что территориальным органом ФСС в возмещении расходов по выдаче пособий в связи с материнством будет отказано.

Ошибки, допускаемые при расчете сумм пособий

Наибольшее количество отказов в возмещении расходов по выплате пособий связано непосредственно с расчетом суммы пособия, а именно с расчетом среднего заработка. Рассмотрим основные ошибки, допускаемые учреждениями.

При расчете среднего заработка учитываются выплаты, которые должны исключаться из расчетного периода.При расчете среднего заработка в целях исчисления пособия учреждениями допускается включение выплат, начисленных за следующие периоды:

- период сохранения среднего заработка (кроме случаев, которые касаются женщин, переведенных на более легкую работу из-за беременности);

- период пребывания на больничном, в отпуске по беременности и родам или уходу за ребенком;

- период простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

- период, в течение которого работник хотя и не участвовал в забастовке, но выполнять свою работу не мог;

- дополнительно оплачиваемые выходные дни, использованные для ухода за детьми-инвалидами;

- период освобождения от работы с полной или частично сохраненной заработной платой или без нее в соответствии с законодательством;

- период отдыха или отгулов, предоставленных в связи со сверхурочными при вахтовом методе работы и в других случаях, определенных законодательством.

В соответствии с п. 8 Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 N 375 (далее - Положение N 375), выплаты за указанные периоды исключаются из расчетного периода и при расчете среднего заработка не участвуют.

При расчете среднего заработка не учитываются ежемесячные премии, начисленные за иные периоды, не совпадающие с месяцем начисления заработной платы. В ситуации, когда ежемесячные премии начисляются не только месяц в месяц вместе с зарплатой, но и в следующем месяце, нужно учитывать п. 14 Положения N 375. Если при начислении заработной платы за определенный месяц в нее включается ежемесячная премия, начисленная за другой месяц, то при расчете среднего заработка эту премию следует учитывать в месяце ее начисления, при этом неважно, что она является вознаграждением за другой месяц.

При расчете среднего заработка премии, вознаграждения по итогам работы за квартал, год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год,
единовременные премии за особо важное задание включаются пропорционально отработанному времени в расчетном периоде.Согласно п. 14 Положения N 375 все перечисленные виды премий и вознаграждений включаются в заработок в размере начисленных в расчетном периоде сумм.

Производится индексация среднего заработка при повышении размера заработной платы.Во избежание допущения в дальнейшем подобной ошибки необходимо руководствоваться п. 12 Положения N 375, который предусматривает, что в случае, если в расчетном периоде в учреждении произошло повышение размера заработной платы, указанные изменения учитываются при определении среднего заработка с момента повышения заработной платы. То есть при расчете среднего заработка для выплаты пособий по временной нетрудоспособности либо для оплаты отпуска по беременности и родам индексация среднего заработка не предусмотрена.

Исчисление суммы пособия по временной нетрудоспособности работникам со страховым стажем менее шести месяцев исходя из расчета среднего заработка. В данном случае учреждения допускают нарушение п. 20 Положения N 375, которым предусмотрено, что работникам со страховым стажем менее шести месяцев пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам выплачиваются в размере, не превышающем за полный календарный месяц минимального размера оплаты труда, утвержденного федеральным законом, а в районах и местностях, в которых в установленном порядке применяются районные коэффициенты к заработной плате, - в размере, не превышающем за полный календарный месяц минимального размера оплаты труда с учетом этих коэффициентов.

Расчет пособия по временной нетрудоспособности исходя из должностного оклада, а не из фактической заработной платы, начисленной за работу в месяце наступления нетрудоспособности. Исчисление суммы пособия по временной нетрудоспособности исходя из должностного оклада (тарифной ставки) производится в том случае, когда у работника нет ни среднего заработка, ни заработка за месяц,
в котором наступила нетрудоспособность. Такая ситуация, например, может возникнуть, когда при зачислении работника в штат учреждения он уходит на больничный.

Если же в расчетном периоде работник не получал зарплату (например, находился в длительной командировке или болел продолжительное время), но в месяце наступления временной нетрудоспособности он имеет начисленную заработную плату, то в этом случае пособие рассчитывается исходя из суммы этого заработка, полученного в месяце наступления временной нетрудоспособности (п. 10 Положения N 375).

Допустим, работник заболел 10 марта 2010 г. В расчетном периоде, а именно за 12 месяцев, предшествующих наступлению страхового случая, у сотрудника не было заработка. В подобной ситуации для исчисления пособия учитывают фактическую заработную плату за период с 1 по 9 марта 2010 г.

При определении среднего дневного заработка в число календарных дней не включаются нерабочие праздничные дни.Согласно п. 18 Положения N 375 при определении среднего дневного заработка работника, необходимого для исчисления пособия, а также при определении размера пособия, подлежащего выплате, в число учитываемых календарных дней должны включаться нерабочие праздничные дни.

И.Шиндер

Эксперт журнала

“Бюджетные учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение“

Подписано в печать

30.03.2010