Учет бланков строгой отчетности №9942
Учет бланков строгой отчетности
Образовательные учреждения, имеющие государственную аккредитацию и реализующие общеобразовательные, профессиональные образовательные программы, выдают лицам, прошедшим итоговую аттестацию, документы государственного образца о получении ими соответствующего образования, в этих целях такими учреждениями приобретаются бланки аттестатов, дипломов. Кроме того, закупаются квитанционные книжки, трудовые книжки и вкладыши к ним. Все перечисленные бланки являются бланками строгой отчетности. К их учету предъявляются особые требования. В этой статье будет рассмотрен бюджетный учет бланков строгой отчетности, а также требования, предъявляемые к их хранению.
Самыми распространенными видами бланков строгой отчетности, используемыми в образовательных учреждениях, являются:
а) бланки документов о получении образования. Согласно п. 7 ст. 27 Закона РФ от 10.07.1992 N 3266-1 “Об образовании“ организация обеспечения бланками документов государственного образца об уровне образования и (или) квалификации осуществляется:
- в отношении федеральных образовательных учреждений и образовательных учреждений высшего и послевузовского профессионального образования - уполномоченными федеральными органами исполнительной власти. В соответствии с п. 5.20 Постановления Правительства РФ от 15.05.2010 N 337 “О Министерстве образования и науки Российской Федерации“ полномочия по организации обеспечения документами государственного образца об уровне образования и (или) квалификации возложены на Минобрнауки;
- в отношении иных образовательных учреждений - органами исполнительной власти субъектов РФ;
б) бланки трудовых книжек и вкладышей к ним;
в) квитанционные книжки.
Требования, предъявляемые к хранению бланков
строгой отчетности
Требования, предъявляемые к учету бланков строгой отчетности, перечислены в следующих документах:
- Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29.07.1983 N 105;
- Положении об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359;
- Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.
Во всех этих актах требования сводятся к тому, что бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Ссылки на соблюдение требований законодательства, предъявляемых к хранению бланков документов о получении образования, сделаны в следующих Приказах Минобрнауки России:
- от 02.04.1996 N 143 “Об утверждении Положения о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании“;
- от 10.03.2005 N 65 “Об утверждении Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов“;
- от 09.03.2007 N 80 “Об утверждении Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о среднем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов“;
- от 23.03.2007 N 92 “Об утверждении Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о начальном профессиональном образовании и уровне квалификации, заполнении и хранении соответствующих бланков документов“.
С должностными лицами, которым поручено получение, хранение, выдача и использование бланков строгой отчетности, заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности по форме, утвержденной Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85 “Об утверждении Перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности“.
Контроль над сохранностью бланков строгой отчетности
Инвентаризация бланков строгой отчетности должна осуществляться одновременно с инвентаризацией наличных денежных средств. Проверка фактического наличия бланков документов строгой отчетности производится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.
В ходе инвентаризации устанавливается фактическое наличие бланков, осуществляются их пересчет и сверка остатков с данными книги учета бланков строгой отчетности и бухгалтерского учета. При инвентаризации необходимо проверить и порядок ведения книги учета бланков: полноту ее заполнения, соответствие данных первичным документам и наличие остатков неиспользованных и испорченных бланков.
Кроме обязательных инвентаризаций бланков строгой отчетности проводятся внеплановые контрольные проверки в сроки, установленные руководством учреждения. О выявленных расхождениях или недостачах документов строгой отчетности главный бухгалтер должен сообщить руководителю учреждения для принятия необходимых мер. Сделать это нужно в письменном виде.
Копии квитанций, корешки бланков строгой отчетности, подтверждающие суммы принятых наличных денег, должны храниться в учреждении в упакованном виде в архиве или на складе в течение пяти лет, после чего они подлежат уничтожению на основании составленного комиссией акта, утвержденного руководителем учреждения.
Некомплектные или испорченные документы строгой отчетности, а также изъятые из обращения подлежат списанию и уничтожению. В ходе данной операции составляется Акт о списании бланков строгой отчетности по форме 0504816. В акте указывается количество и перечисляются номера испорченных и некомплектных документов. Их номера вырезаются и наклеиваются на отдельный лист бумаги, который прилагается к акту о списании и уничтожении документов строгой отчетности и хранится в архиве образовательного учреждения.
Бюджетный учет бланков строгой отчетности
Инструкцией N 148н <1> предусмотрено, что для учета бланков строгой отчетности используется забалансовый счет 03 “Бланки строгой отчетности“.
Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н.
Использование забалансового счета способствует обеспечению контроля над сохранностью бланков строгой отчетности, своевременному оформлению документов на их поступление и выбытие, а также получению полной информации о их наличии.
Перечень документов, являющихся в учреждении образования бланками строгой отчетности, порядок их хранения, выдачи, инвентаризации устанавливается руководителем учреждения образования и оформляется приказом.
Учет на забалансовых счетах ведется без использования метода двойной записи. Записи делаются только при поступлении учитываемых бланков и при их выбытии.
На забалансовом счете 03 учет бланков строгой отчетности производится в условной оценке один руб. за один бланк. Аналитический учет по этому счету ведется в Книге по учету бланков строгой отчетности (форма 0504045) по каждому виду бланков, сериям и номерам, с указанием даты получения (выдачи) бланков строгой отчетности, условной цены, количества, а также подписи получившего их лица. На основании данных по приходу и расходу бланков строгой отчетности выводится остаток на конец периода.
Расходы на оплату услуг по изготовлению бланков строгой отчетности относятся на подстатью 226 “Прочие работы, услуги“ КОСГУ в соответствии с Указаниями о порядке применении бюджетной классификации, утвержденными Приказом Минфина России от 30.12.2009 N 150н.
Рассмотрим на примере порядок отражения в регистрах бюджетного учета операций по приобретению, выдаче и списанию бланков строгой отчетности.
Пример. Учреждением образования по заявке и заключенному договору приобретены и оплачены 350 бланков документов об образовании на сумму 200 000 руб. (цифры условные) - за счет бюджетных средств и 200 бланков на сумму 150 000 руб. - за счет средств от приносящей доход деятельности.
По окончании учебного года выпускникам учреждения, прошедшим итоговую аттестацию и получившим образование на бюджетных местах, было выдано 348 документов об образовании, получившим образование на платной основе - 200.
Списаны по акту 2 испорченных бланка (из числа приобретенных за счет бюджетных средств).
В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:
¦ Содержание операции ¦ Дебет ¦ Кредит ¦ Сумма, ¦
¦ ¦ ¦ ¦ руб. ¦
¦Отражены расходы по приобретению ¦ ¦ ¦ ¦
¦бланков документов за счет: ¦ ¦ ¦ ¦
¦- бюджетных средств; ¦1 401 01 226¦1 302 09 730¦ 200 000 ¦
¦- средств от деятельности, ¦2 106 04 340¦2 302 09 730¦ 150 000 ¦
¦приносящей доход ¦ ¦ ¦ ¦
¦Произведена оплата бланков ¦ ¦ ¦ ¦
¦документов за счет: ¦ ¦ ¦ ¦
¦- средств бюджета; ¦1 302 09 830¦1 304 05 226¦ 200 000 ¦
¦- внебюджетных средств ¦2 302 09 830¦2 201 01 610¦ 150 000 ¦
¦Оприходованы поступившие бланки ¦03/1 ¦ ¦ 350 шт. /¦
¦документов и выданы в подотчет ¦(субсчет - ¦ ¦ 350 руб. ¦
¦материально ответственному лицу ¦бюджет) ¦ ¦ ¦
¦Оприходованы поступившие бланки ¦03/2 ¦ ¦ 200 шт. /¦
¦документов и выданы в подотчет ¦(субсчет - ¦ ¦ 200 руб. ¦
¦материально ответственному лицу ¦внебюджет) ¦ ¦ ¦
¦Списаны с материально ответственного¦ ¦ ¦ ¦
¦лица документы об образовании, ¦ ¦ ¦ ¦
¦выданные выпускникам академии, ¦ ¦ ¦ ¦
¦получившим образование: ¦ ¦ ¦ ¦
¦- на бюджетных местах; ¦ ¦03/1 ¦ 348 шт. /¦
¦ ¦ ¦ ¦ 348 руб. ¦
¦- на платных местах ¦ ¦03/2 ¦ 200 шт. /¦
¦ ¦ ¦ ¦ 200 руб. ¦
¦Списаны на основании акта ¦ ¦03/1 ¦ 2 шт. / ¦
¦испорченные бланки документов ¦ ¦ ¦ 2 руб. ¦
И.Шиндер
Эксперт журнала
“Бюджетные учреждения образования:
бухгалтерский учет и налогообложение“