В казну.ру Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

Система контроля рабочего времени офисных сотрудников

“Управление персоналом“, 2008, N 23


СИСТЕМА КОНТРОЛЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ОФИСНЫХ СОТРУДНИКОВ


Динамичные изменения общественной жизни, бурный рост информационных технологий привели к существенному “повышению роли и усложнению систем управления. Все большую актуальность стала приобретать задача автоматизации контроля рабочего времени персонала.

Оптимизация затрат времени и заработной платы на выполнение проектов возможна при использовании системы автоматизированного контроля рабочего времени (РВ) сотрудников. Это наиболее актуально на предприятиях, где для лица, принимающего решения (ЛПР), невозможно постоянно быть в курсе, чем конкретно занимается каждый сотрудник в каждый момент времени. Такими могут быть крупные предприятия, а также предприятия, подразделения которых физически удалены друг от друга.

В последнее время компьютерные технологии
глубоко проникли во многие сферы деятельности. При этом число сотрудников, использующих компьютер как основной рабочий инструмент, является весьма значительным и постоянно увеличивается. Это программисты, веб-дизайнеры, операторы по набору текстов, архитекторы и представители многих других профессий. Сотрудник, работающий за компьютером (СРК), - сотрудник, который активно использует компьютер как основной инструмент трудовой деятельности. Масштабное внедрение компьютеров в работу предприятий создало предпосылки для разработки специального программного обеспечения, которое позволило бы автоматизировать мониторинг РВ СРК, основываясь на использовании сотрудниками их основного рабочего инструмента - компьютера. Такой учет предлагается вести для СРК с четко сформулированными должностными инструкциями при использовании подхода процессного или проектного менеджмента.

В настоящее время в сфере производственного менеджмента большое развитие получили проектный и процессный подходы управления в силу своей высокой эффективности. Предлагаемая методология контроля РВ СРК с метриками, базирующимися на накопленных системой статистических данных и позволяющими ЛПР делать прогноз затрат на выполнение проектов, органично вписывается в проектный менеджмент.

Вводится метрика среднестатистических удельных затрат времени на выполнение задач. В результате эксплуатации системы накапливаются данные о затратах времени на выполнение одной единицы объема типовых задач для различных сотрудников, табл. 1.

Таблица 1. Матрица удельных затрат времени
на задачи по сотрудникам


-----------------T---------------T---------------T---------------¬
¦Сотрудники ¦Задача 1 ¦Задача i ¦Задача n ¦
+----------------+---------------+---------------+---------------+
¦Сотрудник 1 ¦sp ¦sp ¦sp ¦
¦ ¦ 11 ¦ 1i ¦ 1n ¦
+----------------+---------------+---------------+---------------+
¦Сотрудник k ¦sp ¦sp ¦sp ¦
¦ ¦ k1 ¦ ki ¦ kn ¦
+----------------+---------------+---------------+---------------+
¦Сотрудник m ¦sp ¦sp ¦sp ¦
¦ ¦ m1 ¦ mi ¦ mn ¦
L----------------+---------------+---------------+----------------

При этом единицей измерения объема могут быть: тысяча строк программного кода, одна набранная страница, один метр запроектированного помещения, один выполненный компонент, один созданный элемент дизайна сайта, одна обработанная бухгалтерская операция и т.д.

sp - удельные затраты рабочего времени сотрудника k для выполнения
ki одной единицы объема задачи i,

p
sp = SUM tp + tn ,

ki j=1 kij ki

где - удельные затраты времени сотрудника k на разрешенную к использованию программу j для выполнения одной единицы объема задачи i (табл. 2),

tp - удельное некомпьютерное время сотрудника k для выполнения одной
kij единицы объема задачи i. Отметим, что

p
SUM tp
j=1 kij

есть общее время, затраченное сотрудником на работу с разрешенными к использованию программами для выполнения единичного объема задачи i.

Таблица 2. Матрица удельных затрат времени на задачи
по программам для сотрудника k


-----------------T------------------T------------------T------------------¬
¦Задачи ¦Группа программ 1 ¦Группа программ j ¦Группа программ p ¦
+----------------+------------------+------------------+------------------+
¦Задача 1 ¦tp ¦tp ¦tp ¦
¦ ¦ 111 ¦ k1j ¦ k1p ¦
+----------------+------------------+------------------+------------------+
¦Задача i ¦tp ¦tp ¦tp ¦
¦ ¦ ki1 ¦ kij ¦ kip ¦
+----------------+------------------+------------------+------------------+
¦Задача n ¦tp ¦tp ¦tp ¦
¦ ¦ kn1 ¦ knj ¦ knp ¦
L----------------+------------------+------------------+-------------------

Объем работы для проекта x составляет;

n
ProjectWork = SUM TaskWork ,

x i=1 i

TaskWork - объем работ для задачи i, который распределяется между
i
сотрудниками так, что

m
TaskWork = SUM vol ,

i k=1 ki

где volki - объем работ для сотрудника k по задаче i, который определяется для проекта x как показано в табл. 3.

Таблица 3. Матрица
коэффициентов для проекта x


-----------------T---------------T---------------T---------------¬
¦Сотрудники ¦Задача 1 ¦Задача i ¦Задача n ¦
+----------------+---------------+---------------+---------------+
¦Сотрудник 1 ¦vol ¦vol ¦vol ¦
¦ ¦ 11 ¦ 1i ¦ 1n ¦
+----------------+---------------+---------------+---------------+
¦Сотрудник k ¦vol ¦vol ¦vol ¦
¦ ¦ k1 ¦ ki ¦ kn ¦
+----------------+---------------+---------------+---------------+
¦Сотрудник m ¦vol ¦vol ¦vol ¦
¦ ¦ m1 ¦ mi ¦ mn ¦
L----------------+---------------+---------------+----------------

Время выполнения задачи i рассчитывается как:

m
TaskTime = SUM (vol x sp ).

i k=1 ki ki

Время выполнения проекта определяется следующим образом:

m n
ProjectTime = T + SUM SUM (vol x sp )
x s k=1 i=1 ki ki

или

m n p
ProjectTime = T + SUM SUM (vol x (SUM tp +tn )).

x s k=1 i=1 ki j=1 kij ki

Объемы работ на задачи для сотрудников volki выбираются такие, чтобы Timex было минимальным. При этом должны учитываться дополнительные ограничения на график работы сотрудников, приоритетность задач, минимизация финансовых и других затрат, а также другие ограничения. Поэтому вводятся дополнительные затраты времени Ts на синхронизацию графика работ. Величины volki и Ts могут рассчитываться при помощи различных систем планирования сроков выполнения проектов, таких как Microsoft Project или других подобных систем.

Пусть заработная плата в час для сотрудника k за работу с разрешенными к использованию программами составляет pratek, а за некомпьютерное время nratek, где k = 1, m. Затраты заработной платы на выполнение проекта составляют:

m n p
ProjectWorkCost = SUM SUM (vol x (prate x SUM tp + nrate x tn )).

x k=1 i=1 ki k i=1 kij k ki

Вводится метрика среднестатистических затрат интернет-трафика. В результате эксплуатации системы накапливаются данные о затратах денежных средств на интернет-трафик для выполнения одной единицы объема типовых задач для различных сотрудников, табл. 4. При этом учитывается количество интернет-трафика, и в соответствии с тарифом высчитываются затраты денежных средств на него.

trafki - удельные затраты сотрудника k на интернет-трафик для выполнения одной единицы объема задачи i.

Таблица 4. Матрица удельных затрат на интернет-трафик
для задач по сотрудникам


-----------------T---------------T---------------T---------------¬
¦Сотрудники ¦Задача 1 ¦Задача i ¦Задача n ¦
+----------------+---------------+---------------+---------------+
¦Сотрудник 1 ¦traf ¦traf ¦traf ¦
¦ ¦ 11 ¦ 1i ¦ 1n ¦
+----------------+---------------+---------------+---------------+
¦Сотрудник k ¦traf ¦traf ¦traf ¦
¦ ¦ k1 ¦ ki ¦ kn ¦
+----------------+---------------+---------------+---------------+
¦Сотрудник m ¦traf ¦traf ¦traf ¦
¦ ¦ m1 ¦ mi ¦ mn ¦
L----------------+---------------+---------------+----------------

Затраты на интернет-трафик для выполнения проекта составляют:

m n
ProjectTrafficCost = SUM SUM (vol x traf ).

x k=1 i=1 ki ki

Вводится метрика среднестатистических затрат печати. В результате эксплуатации системы накапливаются данные о затратах денежных средств на печать страниц для выполнения одной единицы объема типовых задач по сотрудникам, табл. 5. При этом учитывается количество напечатанных страниц, и в соответствии с тарифом высчитываются затраты денежных средств на них.

printki - удельные затраты сотрудника k на печать для выполнения одной единицы объема задачи i.

Таблица 5. Матрица удельных затрат на печать
для задач по сотрудникам


-----------------T---------------T---------------T---------------¬
¦Сотрудники ¦Задача 1 ¦Задача i ¦Задача n ¦
+----------------+---------------+---------------+---------------+
¦Сотрудник 1 ¦print ¦print ¦print ¦
¦ ¦ 11 ¦ 1i ¦ 1n ¦
+----------------+---------------+---------------+---------------+
¦Сотрудник k ¦print ¦print ¦print ¦
¦ ¦ k1 ¦ ki ¦ kn ¦
+----------------+---------------+---------------+---------------+
¦Сотрудник m ¦print ¦print ¦print ¦
¦ ¦ m1 ¦ mi ¦ mn ¦
L----------------+---------------+---------------+----------------

Затраты на печать для выполнения проекта составляют:

m n
ProjectPrintCost = SUM SUM (vol x print ).

x k=1 i=1 ki ki

Общие затраты на выполнение проекта с учетом заработной платы, интернет-трафика и печати составляют:

m n
ProjectTotalCost = SUM SUM (vol x (print + traf + prate x
x k=1 i=1 ki ki ki k

p
x SUM tp + nrate x tn )).

j=1 kij k ki

Рассматриваемые метрики предоставляют ЛПР данные о среднестатистических затратах времени, заработной платы, интернет-трафика и печати страниц на выполнение различных задач. Это, в частности, позволяет выявлять задачи, на которые тратится необоснованно большое количество ресурсов, и проводить их дальнейшую оптимизацию.

А.В.Бочкин

Подписано в печать
25.11.2008